Auf die Plätze, fertig – DSGVO: Was Infor Marketing macht, um vorbereitet zu sein

Februar 21, 2018
Von Amy Auriemma, VP of Marketing Operations

Sofern Sie nicht hinterm Mond oder fernab irgendwo in einer Wüste leben, dann haben Sie bestimmt schon von der DSGVO gehört. Und ganz besonders, so hoffe ich, wenn Sie im Marketing arbeiten. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist die neue EU-Verordnung, die das Erfassen, Verarbeiten, Nutzen und Speichern von personenbezogenen Daten regelt. Da der 25. Mai, an dem die Verordnung weltweit in Kraft tritt, näherrückt, bereiten sich alle Unternehmen, die in der EU Geschäfte tätigen, darauf vor. Natürlich auch Infor. Die Vorbereitungen bei Infor laufen auf Hochtouren, auch in unserer Marketingabteilung, von der Änderung von Verträgen mit Verkäufern und Kunden bis zur Überprüfung, dass unsere Software konform ist.

Einfluss der DSGVO auf das Marketing

Obwohl die DSGVO viele Auswirkungen auf IT, Produktmanagement, Rechtsabteilung, Vertrieb und praktisch alle anderen Abteilungen eines großen Softwareunternehmens hat, obliegt die tägliche Arbeit an der Einhaltung der Bestimmungen der Marketingabteilung.

Der Zweck der DSGVO ist folgendermaßen festgelegt:

„Ziel ist eine Stärkung der Rechte der Datensubjekte innerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) bei der Nutzung und beim Schutz ihrer personenbezogenen Daten.“

Einfach gesagt: Wenn Ihre Aufgabe als Marketingprofi es erfordert, dass Sie mit jemanden, der in der EU lebt, oder mit einem EU-Bürger – unabhängig von dessen Standort – kommunizieren, müssen Ihnen die Einverständnisregelungen und die Definition der „berechtigten Geschäftsinteressen“ bekannt sein und Sie müssen sich daran halten. Anderenfalls dürfen Sie keine Kommunikation nach außen betreiben. Im Zusammenhang mit ausgehenden E-Mails, Progressive Profiling, Verhaltensscoring und Telefonmarketing ändert die DSGVO die Spielregeln massiv.

So bereitet sich Infor Marketing auf die DSGVO vor

Die Compliance-Arbeit im Bereich Marketing wird von unserem Marketing Operations Team ausgeführt und umfasst die Konfiguration von Technologie und die Einleitung und Koordinierung der Maßnahmen zur Einhaltung der DSGVO im gesamten Unternehmen.

Was ist vom Standpunkt der Technologie nötig, um die DSGVO einzuhalten?

Die Marketing-Technologiesysteme von Infor werden eine Schlüsselrolle bei der Einhaltung der DSGVO spielen. Als ein Marketingunternehmen müssen wir in der Lage sein, Zustimmungsdaten zu erhalten und Ablaufdaten zu überwachen. Dies erfordert eine Zusammenarbeit mit der IT- und Rechtsabteilung, damit uns bewusst ist, was eine Zustimmung darstellt, wie wir Zustimmungsdaten erfassen und wo wir diese speichern, da sie sich auf den Kontakteintrag beziehen. Bei Infor konfigurieren wir diese Funktion in unserem Customer Relationship Management System (Infor CRM) und integrieren sie in unser Marketing-Automatisierungs-Tool, um die Zustimmung festzuhalten und zu verfolgen.

Können Marketingprofis auch nach dem 25. Mai mit Kunden und Interessenten kommunizieren?

Das Marketingteam von Infor führt Kampagnen für Einverständniserklärungen bei unseren bekannten Kontakten durch, um so viele Zustimmungen wie möglich bis zum Datums des Inkrafttretens der DSGVO zu sammeln. Auf diese Weise werden wir weiter Marketing bei Personen betreiben, mit denen wir eine existierende Beziehung haben. Natürlich erhöhen wir durch diese Kampagnen auch den Anteil derjenigen, die ein Einverständnis verweigern, aber dies ist ein notwendiges Ergebnis, um auch künftig in der EU Marketing zu betreiben.

Wie macht Infor sein Marketingpersonal fit für die DSGVO?

Das Marketing Operations Team schult sämtliche Marketingmitarbeiter von Infor über die Bedeutung der DSGVO und deren Auswirkungen. Dabei werden die Marketingprofis darin geschult, wie eine Unterdrückungsfunktion in unserem Marketing-Automatisierungs-Tool verhindert, dass sie E-Mails an Kontakte senden, bei denen keine entsprechenden Einverständnisdaten vorliegen. Es ist ausschlaggebend, dass alle Marketingprofis die Auswirkungen der neuen Anforderungen verstehen und reale Beispiele dafür erhalten, wie ihre Arbeit in Zukunft davon beeinflusst wird. Um es klar zu sagen – das Marketing Operations Team von Infor muss dafür sorgen, dass unsere Technologieplattform konform ist, statt sich darauf zu verlassen, dass die Marketingmitarbeiter richtige Entscheidungen treffen.

Wie sichert Infor künftig die Einhaltung der DSGVO und wie weit reicht die Kontrollspanne?

Kein Unternehmen kann vollständig narrensicher sein. Dennoch tut das Marketing Operations Team von Infor alles dafür, um Verstöße seitens des Marketings zu verhindern, etwa indem es unser Team schult und unsere Technologieplattform entsprechend konfiguriert.

Die Marketingabteilung ist indes nicht die einzige Gruppe bei Infor, die Zugriff auf Kontaktdaten hat. Wie können wir sicherstellen, dass alle Beschäftigten bei Infor absichtliche oder versehentliche Verstöße gegen die Bestimmungen der DSGVO vermeiden? Diese umfassendere Compliance-Arbeit erfordert eine Koordination mit den konzernweiten DSGVO-Maßnahmen bei Infor und eine intensive Zusammenarbeit mit Vertrieb und IT. Ebenso sind klare Richtlinien und Verfahren erforderlich, die regeln, wie sich alle Beteiligten zu verhalten haben. Die Compliance ist eine ständige Aufgabe bei Infor, so wie es bei jedem Unternehmen sein sollte. Wie bei einem Staffellauf müssen wir sicherstellen, dass der Stab nicht auf den Boden fällt, wenn er übergeben wird.

Was uns nicht umbringt, das macht uns stärker

Die Anstrengungen zur Einhaltung der DSGVO können ein wenig erdrückend wirken. Sie bieten aber auch große Möglichkeiten. Diese neue Verordnung wird Unternehmen aller Art dazu veranlassen, besser zu werden – bessere Unternehmensbürger, besser bei der Technologie und besser beim Marketing. Nach dem Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai werden die Marketingprofis von Infor verstärkt das machen, was sie am besten können – zielgerichtete und relevante Marketingkampagnen. Wir bekommen durch die DSGVO die Möglichkeit, noch tiefere Fragen über die Präferenzen einer Person zu stellen. Das wird erwartet werden. Und es wird bald das Normale sein. Und wir werden wissen, was die Menschen, mit denen wir sprechen, wirklich von uns hören wollen.

Ich zumindest freue mich auf den 25. Mai. Das Datum wird zweifellos Herausforderungen bringen, aber diese werden sich auch auszahlen durch einen größeren Einsatz bei der Data Governance und bei datengetriebenem Marketing. Und das eröffnet Wachstumschancen für alle.

Amy Auriemma leitet die Abteilung Global Marketing Operations bei Infor. Sie ist eine Veteranin der US-Marine, war Preisträgerin bei „Woman of the Year in Tech" im US-Bundesstaat Georgia und sie ist eine begeisterte Marathonläuferin.

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