Frühwarnzeichen, dass Ihr ERP-System der Digitalisierung nicht gewachsen ist

November 15, 2016
Gerade jetzt, da viele Hersteller anfangen, sich für die Veränderungen zu rüsten, die der Trend zur Digitalisierung mit sich zu bringen verspricht, ist es an der Zeit, Ihr IT-System einer umfassenden Systemanalyse zu unterziehen. Mit diesem proaktiven Schritt stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Infrastruktur den Herausforderungen durch neue Initiativen, innovative Technologien und neuartige Geschäftsmodelle gewachsen ist. Stellen Sie sich es sich vor wie eine jährliche Inspektion Ihrer Geschäftslösungen.

Suchen Sie bei der Systemanalyse nach verräterischen Symptomen, die darauf hinweisen, dass Ihre Software den operativen Bedürfnissen in Ihrem Unternehmen nicht länger gewachsen ist. Frühwarnzeichen für eine Überalterung des Systems sind nicht leicht zu erkennen, sie werden häufig fälschlich als einmalige Fehler oder isolierte Lücken interpretiert und nicht als unternehmensweite Unzulänglichkeiten des Systems erkannt. Bei der Auswertung sollten Sie auf Muster und wiederkehrende Probleme achten. Es sollte nicht weiter schwerfallen, Probleme zu finden, die sich auf andere Bereiche auswirken und weitere Komplikationen verursachen. Sie zeigen sich in verspäteten Bestellungen, fehlenden Lagerbeständen, sich stapelnden Angeboten, Papierbergen und in frustrierten und überforderten Mitarbeitern.

Wir haben für Sie einige Frühwarnzeichen zusammengestellt, an denen Sie erkennen, dass Ihr System nicht mehr mit Ihnen mithalten kann:

  • Mitarbeiterfluktuation. Mitarbeiterabwanderung, häufige Abwesenheiten und ein generelles Fehlen von Motivation bei den Mitarbeitern sind häufig erste Anzeichen dafür, dass ein Team unter Stress leidet und den Ansprüchen der Kunden und dem Druck des Marktes nicht gewachsen ist.
  • Engpässe. An einem Punkt in der Fertigung gibt es immer wieder Staus oder die Buchhaltung kommt mit den Rechnungen nicht hinterher. Vielleicht schafft es auch der Vertrieb nicht, alle Anfragen abzuarbeiten oder Änderungswünsche werden nicht richtig erfasst und berechnet, so dass Sie nicht einmal sicher sein können, ob bei einigen der komplexeren Make-to-Order-Aufträge auch alle Kosten gedeckt sind.
  • Häufige Fehler. Fehler reichen von kleinen Ungenauigkeiten in der Abrechnung bis zum Übersehen von Informationen zu kurzfristigen Konstruktionsänderungen. Fehler in der Organisation und Nachverfolgung zeigen sich häufig bei fehlenden Lagerbeständen oder dem Leerlaufen von Materialien. Auch bei den Lieferungen nehmen die Fehler häufig zu, wenn ein System seine Leistungsgrenze erreicht. Lkws erreichen den Kunden dann mit unvollständigen oder falschen Lieferungen.
  • Qualitätskontrolle. Häufig leidet die Produktqualität, wenn Maschinen, Systeme und Personal der schieren Masse, der Geschwindigkeit oder der Komplexität der Bestellungen nicht mehr gewachsen sind. Kleine Mängel entgehen den Prüfern. Fehler werden erst entdeckt, wenn es zu spät ist. Qualitätsstandards werden aufgeweicht, wenn das Personal versucht, unter dem Druck fordernder Vorgesetzter und verärgerter Kunden Aufträge noch schneller abzuarbeiten. Und auf einmal merken Sie, dass Sie Produkte ausliefern, bei denen Sie nicht länger stolz sein können, dass Sie Ihren Firmennamen tragen.
  • Unzufriedene Kunden. Vielleicht erhalten Sie nicht gleich beim ersten Fehler oder Qualitätsmangel eine Beschwerde. Aber die Kunden sprechen miteinander, beschweren sich und machen ihrer Unzufriedenheit in den sozialen Medien Luft. Ihre treuesten Kunden suchen vielleicht das Gespräch mit Ihnen und geben Ihnen noch eine zweite Chance. Doch was ist mit den anderen unzufriedenen Kunden? Die sind schon lange weitergezogen und bestellen jetzt über das Online-Portal der Konkurrenz.
  • Häufiger ungeplanter Fertigungsstillstand. Wenn Hersteller in kurzer Zeit große Mengen produzieren müssen, fällt häufig als erstes die präventive Wartung der Fertigungsanlagen hinten über. Wer hat schon die Zeit, eine Maschine außer Betrieb zu nehmen, um die Checkliste mit Kalibrierung, Verschleißteilprüfung und empfohlener Wartung abzuarbeiten. Wenn Fertigungsanlagen nicht die volle Leistung bringen, verstärkt dies bestehende Probleme in der Produktion.
  • Branchenstandards nicht erfüllt. Ihre Kunden, Zulieferer und Branchenkollegen haben bestimmte Erwartungen an Sie und Ihr unternehmerisches Handeln. Sie erwarten, dass Sie modernde Systeme wie z. B. ein Online-Portal für Bestellungen, Tools für die Erstellung von Angeboten und Produktkonfigurationen, Einsicht in den Auftragsstatus, Tools für Real-time-Collaboration und eine präzise Auslastungsprojektion nutzen und zur Verfügung stellen. Erfüllen Sie alle diese Anforderungen und machen es Ihren Kunden leicht, mit Ihnen zusammenzuarbeiten? Oder beschwert man sich über Ihr System und die komplizierte Nutzung?
  • Verschwendung. Materialverschwendung kann die Kosten schnell in die Höhe treiben, unnötig Rohmaterial verbrauchen und die Rentabilität stark einschränken. Verschwendung betrifft aber nicht nur Material, sondern auch Zeit. Jede Minute, die Mitarbeiter auf Maschinen oder Materialen warten müssen, ist am Ende Geldverschwendung.
  • Fehlender Überblick über die Wertschöpfungskette. Fehlen Ihnen häufig die richtigen Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort? Führen diese Verzögerungen dazu, dass sich Kundenbestellungen verspäten? Wenn Sie mit vielen verschiedenen Zulieferern zusammen arbeiten, die manchmal ganze Kontinente entfernt sind, müssen Sie einen Überblick über den Status Ihrer Bestellungen haben und wissen, wo sich diese befinden. Verlieren Sie den Überblick, verlieren Sie auch die Kontrolle. Und ohne Kontrolle erhöht sich das Risiko teurer Verzögerungen.
  • Rückgriff auf Tabellen. Sind Ihre Mitarbeiter so frustriert von Ihrem System, dass sie es gar nicht mehr verwenden und stattdessen auf manuelle Prozesse und Tabellen zurückgreifen? Fällt es dem Personal schwer, Berichte zu erzeugen, notwendige Daten zu finden und basierend auf Daten im System Entscheidungen zu treffen? Dann liegt das wahrscheinlich an der mangelnden Benutzerfreundlichkeit des Systems.
  • Ungewissheit in Bezug auf Margen. Bei Herstellern, die viele Aufträge Make-to-Order (MTO) und Engineer-to-Order (ETO) ausführen, passiert es leicht, dass sie den Überblick über die Gesamtkosten eines Projekts verlieren, was eine genaue Angebotserstellung und die Abrechnung erschwert. Häufig sind kurzfristige Änderungswünsche der Grund dafür. Das Team konzentriert sich so darauf, die Wünsche des Kunden zu erfüllen, dass vergessen wird, neue Materialien, Bauteile und Arbeitsstunden zu erfassen, die in den Auftrag fließen. So entsteht ganz schnell Unsicherheit darüber, ob ein anspruchsvoller Kunde noch profitabel ist.
  • Datenüberfluss ohne Datenauswertung. Sammeln Sie die Daten von Maschinen, Partnern, Kunden und Lieferanten, wissen aber nicht, was Sie damit anfangen sollen? Fällt es Ihnen schwer, die Daten von intelligenten Sensoren so auszuwerten, dass Sie Maßnahmen ergreifen oder automatische Reaktionen daraus ableiten können? Das ist ein gängiges Problem, für das Softwarelösungen mit Data-Science-Funktionen die Lösung bieten. Die Verwendung von intelligenten Sensoren in Produkten, Fahrzeugen und Maschinen nimmt zu und so steigt die Datenflut exponentiell an. Sie brauchen nicht nur einen Ort, um alle diese Daten zu speichern, Sie brauchen auch Tools, um sie auszuwerten. Was heute noch eine Unzulänglichkeit ist, kann morgen schon ein gefährliches Risiko sein.
  • Keine Verbindung zu Netzwerken. Ist Ihr System unflexibel und nutzt eine eigene Plattform, so dass Sie sich an den Hersteller wenden müssen, wenn Sie das System erweitern oder eine Verbindung zu Partnern herstellen wollen? Haben Sie das Gefühl, festzusitzen und sich weder anpassen noch neue Anwendungen hinzufügen zu können? Oder haben Sie schon so viele Modifikationen an Ihrem System vorgenommen, dass ein Upgrade immer bedeutet, alle vorherigen Modifikationen prüfen zu müssen, um sicherzustellen, dass sie auch mit den neuen Funktionen noch immer funktionieren? Halten Sie solche Probleme mit der Systemarchitektur auf?

Ein Unternehmen, das unter einem oder mehreren dieser Symptome leidet, sollte darüber nachdenken, in eine neue Lösung zu investieren oder die bestehende Lösung aufzurüsten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ohne eine Unternehmenslösung, die Höchstleistung bringt, werden die weiter steigenden Marktanforderungen von morgen das veraltete System endgültig an die Leistungsgrenze bringen. Sie laufen Gefahr, abgehängt zu werden und sich in der veränderten Marktlandschaft nicht länger behaupten zu können. Auf diese Frühwarnzeichen müssen Sie jetzt reagieren, solange Sie noch die Möglichkeit dazu haben.

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