Sagen Sie Rechnungsdubletten den Kampf an

Dies ist ein Gastbeitrag der Fellow Consulting AG.

Dubletten sind doppelte Datensätze, die häufig entstehen, wenn mehrere Mitarbeiter an Prozessen beteiligt sind. Wird eine Eingangsrechnung beispielsweise zweimal eingescannt, taucht diese doppelt im System auf. Ein problematisches Szenario: Eine Rechnung wird kopiert, weil mehrere Mitarbeiter damit arbeiten müssen. Wer garantiert Ihnen, dass die Rechnungskopie nicht im System landet? Fehlen in Ihrem Unternehmen Korrekturmechanismen, um Dubletten auszusortieren, kann es schnell passieren, dass Rechnungen oder andere wichtige Dokumente doppelt bearbeitet werden. Das hat Fehler in der Buchhaltung zur Folge und auch die Effizienz Ihrer Mitarbeiter leidet unter diesem Problem. Es ist zeitaufwendig, die Datenätze manuell zu pflegen. Chaos entsteht schnell, ist aber schwer zu beseitigen. Mitarbeiter, die versuchen Ordnung in Ihren Datensätzen wiederherzustellen, sind für erfolgsrelevante Aufgaben blockiert. Und oft schleichen sich bei diesen monotonen Kontrollaufgaben Fehler ein. Die beste Lösung ist es, Rechnungsdubletten erst gar nicht im Verarbeitungsprozess entstehen zu lassen. Ein optimierter Workflow zur Rechnungskontrolle hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern viel Frust und falsche Zahlungen zu vermeiden. Das lässt sich gut an einem Beispiel verdeutlichen:

Eine Umfrage von Plum Consulting[1] hat ergeben, dass kleine & mittelständische Unternehmen (KMU) rund 11% ihrer Arbeitszeit im Bereich Verwaltung für den Rechnungseingang aufwenden müssen.

Durch einen optimierten Workflow sparen unsere Kunden zwischen 15% und 35% des Aufwandes.

Ergibt das Sinn für Sie? Fellow Consulting ist überzeugt, dass es auch bei Ihnen Einsparungspotenzial gibt. Dabei setzt Fellow Consulting Programme ein, die Ihr Rechnungsarchiv automatisch auf doppelte Datensätze prüft.

Rechnungsdubletten mit IDM Capture (Transact) vermeiden

Ephesoft und Infor - die Experten in der Dokumentenverarbeitung – haben gemeinsam ein Add-On Produkt entwickelt, welches Ihre Dokumentenerfassung intelligent löst: IDM Capture (Transact) ist darauf spezialisiert, Daten aus Dokumenten aufzunehmen, einzuordnen, zu extrahieren, validieren, exportieren und Bilder zu verarbeiten. Als Add-On zur Document Management Software von Infor OS, ermöglicht sie ihrem Benutzer, Rechnungsdubletten sofort zu erkennen und automatisch auszusortieren.

Wie funktioniert die automatische Dubletten-Kontrolle?

IDM Capture (Transact) nutzt maschinelles Lernen. Das System kann dadurch alle Inhalte erkennen und erfassen, die sich auf bestimmte Transaktionen beziehen. Sie können wichtige Informationen, die entscheidend dafür sind, Rechnungsdubletten zu erkennen, individuell definieren. Mit geringem Programmieraufwand werden Indexfelder festgelegt, die automatisch beim Upload neuer Dateien verglichen werden. Dafür bieten sich beispielsweise Lieferantennummern oder die Rechnungsnummer an. So kann sichergestellt werden, dass gleiche Dokumente nur einmal ins System eingespielt werden, ohne dass sich Ihre Mitarbeiter mit der Kontrolle von Datensätzen beschäftigen müssen. Egal ob Rechnungen einmal, zweimal, dreimal oder 50. Mal kopiert oder gescannt werden – sie landen nur einmal im System.

IDM Capture (Transact) für Ihr Unternehmen nutzen

IDM Capture (Transact) ist einfach zu bedienen und verlässlich. Maßgeschneiderte Skripts verwandeln die Logik der Geschäftsprozesse in Workflows. Web-APIs unterstützen die direkte Einbettung in unternehmenseigene Anwendungen und Kundenportale.

Fellow Consulting unterstützt Sie bei der Konfiguration, damit Sie IDM Capture (Transact) optimal und in nur wenigen Tagen auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmen können. So werden auch komplexe Workflows und Buchhaltungsprozesse abgebildet.

In einem kurzen Termin finden wir eine Lösung für Ihr Rechnungsproblem. Gerne kommen wir auch zu Ihnen ins Unternehmen und sehen uns die Abläufe vor Ort an!

Nun liegt es an Ihnen: Möchten Sie bis zu 35% Ihres Verwaltungsaufwands bei Rechnungen einsparen? Dann sprechen Sie uns an!

[1] https://www.mittelstandswiki.de/2017/11/mittelstand-kleine-unternehmen-tragen-die-groessten-verwaltungslasten (aufgerufen am 24.06.20)

Über Fellow Consulting

Die Fellow Consulting AG aus Poing bei München berät seit über 10 Jahren Kunden bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse.

Sie wissen, wie ihre Kunden ihre digitale Vision umsetzen können. Zusammen mit Partnern wie Infor, Amazon AWS und Ephesoft erwecken sie die Mission Digitalisierung zum Leben.

Sie fungieren für ihre Kunden als operativer und strategischer Spezialist sowie als Sparringspartner für die alltäglichen Herausforderungen der digitalen Transformation.