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Cinco pasos que deben seguir las organizaciones para abrir las oficinas en forma segura después de la pandemia

agosto 9, 2021

Las oficinas de la región están poco a poco abriendo, es importante que los empleadores brinden un lugar seguro de trabajo para sus trabajadores respetando las normas vigentes y cuidando la salud de todos.

Operar un ambiente laboral limpio y seguro no solo es una parte importante del mantenimiento de los activos físicos. Ahora es un requisito crítico para que el mundo vuelva a trabajar.

En esta nueva normalidad, organizaciones de todas partes del mundo deberán no solo optimizar la limpieza e higiene, sino que tendrán auditorias para comprobar que han cumplido con las practicas requeridas en tiempo y forma.

A continuación, mencionaremos cinco áreas claves que los empleadores deben considerar para poder abrir los negocios en forma segura y garantizar la continuidad operacional.

#1: Operación limpia por los empleados

No es suficiente publicar protocolos para los trabajadores de primera linea como en el caso de la salud. Todo el personal de todas las industrias está sujetos a nuevos lineamentos para mantener un ambiente seguro. Todo el personal: técnicos de campo, custodios del almacén, administradores de instalaciones, personal administrativo deben adoptar la nueva forma de trabajar.

Se han emitido Lineamientos voluntarios por organizaciones globales y locales que tratan temas como el equipo de protección, distanciamiento social, equipos compartidos y más. Pero los empleadores deberán crear e implementar sus propias normas para proteger la salud de los trabajadores y protegerla la organización de riesgos.

Un sistema para la gestión de los activos físicos ayuda en el seguimiento de la capacitación, certificación y controles de campo. También puede ayudar a garantizar que la agenda del personal contratado se confirme no solo considerando sus habilidades para las tareas, sino también el estado de sus certificaciones en cuanto a los protocolos de seguridad y limpieza. La solución para la gestión de los activos físicos puede hasta ayudar a eliminar disrupciones del negocio especialmente si se implementa en la nube.

#2: Actualización de programas de mantenimiento preventivo

Los protocolos para garantizar un ambiente laboral limpio y seguro están desarrollados conforme a una agenda de mantenimiento. Por lo que resulta importante que esta agenda se actualice para reflejar los nuevos requisitos en forma rápida.

Por ejemplo, la Sociedad Americana de Ingenieros en Calefacción, Refrigeración y Aire (ASHRAE) ha emitido nuevos lineamientos para los filtros de los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, (HVAC) para pre y post ocupación, relacionados con la ventilación de salida, apertura de aire, desinfección de zonas de alto contacto; y contar con un plan de gestión del agua para disminuir el riesgo de bacterias en edificios cerrados o con operaciones limitadas.

Una vez que se adoptan los lineamientos, la organización necesitará determinar la frecuencia adecuada de las tareas de limpieza y la mejor forma de capacitar a los empleados. El uso adecuado y eliminación del equipo protector, el uso de los desinfectantes adecuados y como mantener a distancia en lugares estrechos son algunos de los temas que se deben tratar.

#3: Identificación de los activos en riesgo

Programar como volver al trabajo considerando los protocolos nuevos sobre higiene y seguridad puede ser algo abrumador. ¿Por donde empezar?

El primer paso es entender cuáles son los activos físicos más críticos para cada operación, y que por lo tanto que son el mayor riesgo para la continuidad del negocio. Aun bajo circunstancias normales, los activos deben tener asignado un nivel de criticidad, basado en el impacto que pueden causar en la misión de la empresa, en el caso que fallen. Los factores a considerar dependerán de la industria, de la seguridad de los usuarios, satisfacción de los clientes, impacto ambiental, cumplimiento con las reglamentaciones locales y gubernamentales y el mantenimiento de los márgenes de ganancias.

#4: Preparación para cambios en las expectativas

Habrá más controles a medida que el mundo regrese a trabajar. Fortalecer la gestión de los riesgos garantizará que las organizaciones sean más seguras.

Pwc menciona: ‘En esta época de grandes retos, los ejecutivos a cargo de las auditorias internas tienen tanto la obligación como la oportunidad de ayudar a sus empresas a gestionar los riesgos más críticos que el COVID-19 ha creado o aumentado.”

KPMG dice el grupo de auditoría interna debe debatir las prioridades y las acciones con el sector ejecutivo en forma diaria; aumentar el foco en las áreas de altos riesgos, y “ser los ojos atentos” mientras los lideres se focalizan en mantener el negocio andando, entre otras recomendaciones”.

Contar con reportes y datos en tiempo real sobre la seguridad y la limpieza es indispensable, y esto reportes deben incluir:

  • Los procesos existentes
  • Tiempos de Implementación y reportes en tiempo real
  • Registros de las certificaciones y capacitación del personal
  • Materiales y actividades peligrosas y como controlarlas y evitarlas.

Estar listos para el cambio significa identificar proactivamente las áreas de riesgos e ir más allá de los lineamientos para establecer los procesos que garantizarán la continuidad de las operaciones.

#5: Pasar de mantenimiento preventivo a prescriptivo

Todos desean volver a la normalidad. ¿pero puede ser el negocio como antes?

Las actividades de la gestión de los activos físicos y del mantenimiento serán el centro de los requisitos para lograr que el lugar de trabajo sea seguro. Muchos probablemente ya están empleando algún tipo de mantenimiento predictivo, que utiliza los datos recolectados por los sensores de los equipos para entender las condiciones operacionales y predecir cuándo alguna falla puede ocurrir.

Pero, muchos pueden hacer más que eso. Y si alguna vez hubo manera de contar con visibilidad de como están funcionando las cosas y como mejorarlas, este es el momento.

El mantenimiento Prescriptivo, tambien llamado RxM, no solo puede predecir las fallas, sino que recomienda los pasos a seguir. El mantenimiento predictivo muestra cuanto tiempo falta hasta que el activo falle, el mantenimiento prescriptivo también puede sugerir formas diferentes de operar el equipo bajo distintos escenarios para extender su

El Mantenimiento Predictivo brinda los datos crudos para la toma de decisiones, mientras que el RxM brinda distintas soluciones posibles, respaldado por los datos. Con el RxM, se pueden evaluar distintas simulaciones sin tener que experimentarlo en la vida real.

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