Se pueden evitar los inconvenientes de la implementación seleccionando un buen ERP

abril 20, 2020

En todos los proyectos, llega el momento en que las conversaciones sobre la toma de una nueva decisión terminan y se debe comenzar la implementación de los cambios. El proceso de la implementación puede significar el éxito o el fracaso del lanzamiento. Aparecen las preocupaciones del proyecto, los costos extras, modificaciones y fechas demoradas de go live, todo esto hace que hasta el CIO más resistentes tenga pánico cuando ingresa en la etapa de la implementación.

Para los más cínicos puede ser solo azar. La preparación toma meses de evaluaciones, demos, reuniones, flujos de trabajo y documentación. ¿Funcionará todo fluidamente o se encontrarán complicaciones como las modificaciones e integraciones con los sistemas existentes? El personal está ansioso por ver los resultados y mejoras prometidas. El equipo de finanzas también, ansioso monitoreando los resultados, viendo si hay ganancias. Y los ejecutivos ultra expectantes reaccionando al menor inconveniente.

Las tensiones pueden aumentar.

O, la implementación puede ser un proceso fluido, sin problemas, que progresa según lo planificado logrando los resultados esperados.

¿Cuál es la diferencia? Se ha escrito mucho sobre implementaciones exitosas, sobre las fallas comunes y consejos de los analistas que incluyen incorporación de los principios de gestión de cambio, capacitación de usuarios, etc. Pero, existe un elemento crítico para una ejecución exitosa que frecuentemente se ignora, una buena implementación es el producto natural de la selección de un buen ERP. Los dos van de la mano.

Funcionalidades de Vanguardia

El primer paso para eliminar los inconvenientes en las implementaciones es definir exactamente en qué parte del proceso es donde ocurren con mayor frecuencia. Frecuentemente, eso ocurre en las funcionalidades de vanguardia específicas para la empresa. En general son específicas para cada mercado vertical e involucran procesos especializados o flujos de trabajo que han sido parte de los procesos standard de la empresa durante años, y hasta décadas. Estas funcionalidades pueden relacionarse con innovaciones en el piso de planta o equipos desarrollados internamente.

Estos procesos específicos están frecuentemente tan embebidos en la cultura empresarial que la idea de modificarlos parece imposible. Los usuarios pueden ser muy protectores de sus pantallas favoritas, tableros, o serie de “drop downs”. Estas características específicas del software pueden no ser parte del ERP standard que se compró. En lugar de eliminar las características favoritas, las empresas prefieren modificaciones.

En los comienzos de las soluciones ERP; las alteraciones especificas eran la norma. Las empresas de manufactura con entusiasmo aceptaban las modificaciones para adaptar soluciones torpes y genéricas a su mercado y procesos. A medida que avanzó el cambio, y los upgrades de los sistemas se hicieron cada vez con mayor frecuencia, se hizo evidente la contra de las modificaciones.

Salir de la Pesadilla de las Modificaciones

Muchas empresas de manufactura ya han aprendido la lección, pero otras recién ahora se están dando cuenta que las modificaciones son obstáculos para futuros upgrades. Causan muchos links rotos, problemas en las integraciones y frecuentemente requieren más tiempo intensivo en los códigos para que se integren correctamente con el upgrade. Estas soluciones emparchadas son difíciles de mantener. Además, cuanto más se mantiene esto arreglos, más difícil es poder modernizarse. Esto laberintos de funcionalidades customizados es donde frecuentemente surgen los inconvenientes en las implementaciones. Afortunadamente, esto se puede evitar.

A continuación seis características para considerar al evaluar un nuevo ERP: Estas consideraciones tambien ayudarán a lograr una implementación más fluida:

Funcionalidad específica por Industria. Algunas empresas de tecnología, igual que las de manufactura han aprendido que las funcionalidades con los detalles es donde las mejoras del ERP son realmente llamativas. A primera vista, la capacidad financiera entre un ERP y otro pueden no ser muy obvias. Pero cuando se evalúa, como el ERP maneja los procesos inherentes a la manufactura metálica, moldeo de plásticos, proveedores automotrices o manufactura de muebles, las diferencias suman. Se debe seleccionar run ERP que cuente con las funcionalidades específicas del mercado ya embebidas.

Arquitectura Flexible. ¿Los usuarios tendrán que renunciar a todas las personalizaciones? No necesariamente. Las soluciones modernas con arquitectura flexible brindan a las empresas de manufactura la opción de crear reportes, desarrollar nuevos formularios, agregar flujos de trabajo, y cambiar las respuestas, como las alertas o pasos obligatorios. Se permite realizar adecuaciones basándose en la arquitectura fuente sin tener que re-escribir.

Aceleradores de Implementación. Algunos softwares brindan herramientas que las empresas encuentran útiles en la etapa de la implementación, como los aceleradores. Los aceleradores son documentos pre-armados, como formularios, reportes, tableros, etc, que permiten arrancar migrando los datos del sistema viejo al nuevo y establecer los flujos de trabajo necesarios. Ahorran tiempo y ayudan a adoptar las mejores prácticas del mercado.

Base de conocimiento y Herramientas de Capacitación. Agregar herramientas de capacitación ayuda a que los empelados hagan las preguntas correctas y hasta que descubran las respuestas ellos mismos. Las herramientas están a veces disponibles, lo que ayuda a los usuarios a compartir temas y hablar de algún problema con el resto del equipo. Los aspectos educacionales pueden incorporarse y permiten que los gerentes definan los procedimientos y lo vinculen con los archivos de Ayuda. Los flujos de trabajo también pueden creerse para que los usuarios pueden seguir recorridos ya diseñados, cumplir con normas y requisitos antes de dejar la pantalla.

Interface de Fácil Uso. Para que la implementación funcione, el ERP debe ser fácil de usar y de aprender, con una navegación intuitiva y tableros que brindan datos relevantes al usuario. El software agradable para usar genera una experiencia positiva en el usuario que atrae a los empleados y ayuda en el proceso general de implementación.

Implementación en la Nube. Seleccionar una solución en la nube, es una de las tácticas más efectivas para garantizar una implementación rápida y sencilla. Las implementaciones en la nube, libres de modificaciones, en general toman menos tiempo que las soluciones on premise.

Resumen

En algunos casos extremos, las implementaciones de ERPs han sido un fracaso, esto puede ocurrir debido a modificaciones complejas y sistemas antiguos. Estos obstáculos pueden evitarse seleccionando el ERP que sea el adecuado. Cuando las funcionalidades criticas ya están embebidas en el software, no es necesario realizar modificaciones complejas. Una arquitectura flexible, y herramientas integradas como los aceleradores de implementación también logran que el proceso sea más sencillo, los detalles son los que hacen la diferencia. El proceso de implementación debe considerarse cuando se selecciona el ERP.

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