Un camino a la oficina del futuro

A pesar de los enormes avances en la tecnología para el trabajo, todavía muchos profesionales de finanzas y contabilidad continúan luchando con los procesos de cierre del mes en forma manual e ineficiente.

Avances recientes en automatización por proceso robóticos (RPA) y en machine learning (ML) brindan una guía para transformar y modernizar la oficina de finanzas. Al adoptar un marco contable continuo, se puede aumentar la calidad, precisión y eficiencia de las operaciones financieras.

La contabilidad continua incluye automatización, control, tareas con final dentro de las actividades normales del dia a dia, permitiendo que el calendario contable refleje mejor el ritmo del negocio. Las tareas como la reconciliación o eliminación de intercompany están embebidas en las actividades diarias, permitiendo que finanzas cierre los libros en forma más rápida y con mayor precisión.

Los beneficios de la contabilidad continua se pueden ver más allá de los periodos de cierre y significa menor trabajo extra para los grupos de finanzas y contabilidad. Un proceso contable más rápido e inteligente puede brindar información más precisa para actuar a los ejecutivos liberándoles tiempo para contribuir más estratégicamente al negocio. La facultad para evaluar la integridad de los datos en cualquier punto del ciclo de vida de las finanzas también permite un monitoreo continuo de errores, fraudes e ineficiencias.

Cuando el proceso de automatización elimina la rutina y las tareas manuales, los resultados son mayor eficiencia y precisión. La contabilidad continua permite a los grupos de finanzas y contabilidad ser líderes proactivos en lugar de reactivos. Para el CFO y el equipo de finanzas, menos tiempo dedicado a cerrar los libros significa más tiempo para poder hacer análisis de valor agregado que pueden usarse para tomar decisiones claves.

La automatización de los Procesos es una herramienta clave para seguir el ritmo de los cambios, y elevar el rol estratégico de finanzas. El flujo de trabajo automatizado impulsado por RPA y ML sistematiza la rutina, las tareas manuales, la recolección y consolidación de datos y el ingreso de datos de una aplicación a otra.

Los procesos manuales de los ciclos de compra, pago y reportes pueden también automatizarse con soluciones RPA. Estos procesos manuales son más comunes cuando se requieren tareas entre los sistemas, como ingresar información de un Sistema a otro, ingresar en los portales de los proveedores para recolectar información o hacer una actualización manual de los datos financieros de las hojas de cálculo de Excel.

1. Automatización del ciclo desde la compra al pago (Procure-to-pay)

Ingreso de Proveedores: Muchas empresas cuentan con portales para la facturación que optimizan la facturación electrónica, pero ingresar nuevos proveedores es todavía un proceso sumamente manual. La RPA puede ayudar al ingreso de nuevos proveedores y optimizar los reportes de créditos, IVA y otros datos para la facturación de los mismos.

Portales de preguntas: La mayoría de las organizaciones trabajan con proveedores por medio de portales que no tienen una integración bien definida con su ERP. En lugar de retener un miembro del personal para ingresar y Salir y copiar y pegar datos, RPA ayuda a optimizar las APIs para conectar los portales y automáticamente recolectar y postear la información como parte de un flujo de trabajo definido.

Comparaciones de Precios: Los clientes frecuentemente trabajan con una cantidad de proveedores para procurar materia prima especifica o productos terminados con precios fluctuantes. RPA y ML pueden seguir los cambios y reportar los mejores precios automáticamente sin intervención manual.

2. Ciclo Cotización a efectivo automático

Comparación de los precios de los Proveedores: Al preparar una cotización de un cliente, comparar el precio entre proveedores es frecuentemente un proceso extremadamente manual. El RPA puede investigar la red de la cadena de suministro para brindar un precio más competitivo para los productos y servicios.

Proceso de excepción de ordenes: Las ordenes de ventas frecuentemente cuentan con términos como mantener el precio constante por una cantidad de días. RPA puede automáticamente chequear le precio para verifica el precio actual comparado con una orden de compra.

Reconciliación de Entrega: Las notas de entrega son normalmente manuales reconciliadas con las órdenes de compra para validar las ordenes de clientes con los despachos. RPA puede chequera y aprobar todos las ordenes que correspondan y solo notificar a un humano cuando exista una norma de excepción.

Ingreso de Clientes y gestión de datos maestros (MDM): Igual que con los proveedores en el ciclo de compra, los nuevos clientes también deben ser evaluados al ingresar, y sus datos deben ser validados y actualizados periódicamente. RPA puede sistematizar el proceso MDM con flujos de trabajo inteligentes.

3. Automatización del ciclo del registro al reporte

Soporte del cierre financiero: El cierre financiero y el proceso de reportes incluye todas las tareas y procesos, desde el cierre de libro mayor a creación y brindar archivos financieros a los agentes reglamentarios, lo que involucra muchos sistemas, departamentos e interesados. Optimizar el proceso con las normas de automatización pre definidas a lo largo del mes pueden aumentar la integridad de los datos.

Extracción de datos para el cierre contable: Los departamentos y sectores en toda la empresa registran transacciones en diario, que necesitan consolidarse y reconciliarse. RPA puede automáticamente recolectar y consolidar a las transacciones en el sistema ERP.

Gestión de Datos: El análisis financiero y operacional es una función critica, pero recolectar, procesar y brindar la información en el momento adecuado es frecuentemente un reto manual. RPA puede simplificar el proceso de gestión de datos al gestionar los procesos empresariales, incluyendo:

• Reconciliación de cuentas del balance;

• Reconciliaciones bancarias y tarjeta de crédito;

• Creación del ingreso diarios;

• Reconciliación del inventario;

• Asignación de costos;

• Reconocimiento de facturación;

• Reconciliaciones Laborales;

• Control de verificación y

• Amortización y depreciación.

Un marco continuo contable con RPA y ML puede hacer que las tareas contables sean más rutinarias y liberar al equipo contable de este tipo de tareas. Esta tecnología aumenta el rol de los profesionales contables y financieros modernos y los empodera para que se focalicen su tiempo, creatividad e innovación en el crecimiento empresarial.