Quelques signes qui indiquent que votre système ERP ne survivra pas à l’ère du digital

novembre 15, 2016
Alors que les fabricants commencent à se préparer aux vagues de changement promises par les tendances à la numérisation, c'est le moment idéal pour que l'équipe informatique vérifie le système. Cette étape proactive vous permettra de veiller à ce que votre infrastructure informatique soit en mesure de prendre en charge les nouvelles initiatives, la technologie innovante et les modèles commerciaux en évolution. Prenez-le comme un contrôle annuel de vos solutions d'entreprise.

Lors d'une vérification du système, recherchez les symptômes indicateurs qui vous signalent que votre logiciel ne répond plus à vos besoins opérationnels. Les signes avant-coureurs d'un système dépassé peuvent être difficiles à identifier, car ils sont souvent pris pour des erreurs ou des lacunes isolées plutôt que comme des insuffisances du système de toute l'entreprise. Le responsable informatique doit chercher les problèmes récurrents et leurs schémas. Il devrait être facile de repérer les problèmes qui semblent se répercuter et créer d'autres complications, propageant des vagues de commandes en retard, des stocks manquants, des devis entassés, des piles de paperasse et des salariés frustrés et désorientés.

Voici quelques signes avant-coureurs indiquant que votre système est dépassé :

  • Le turn-over. La rotation du personnel, les absences fréquentes et un manque général d'enthousiasme parmi les salariés sont souvent des signes que l'équipe est stressée et s'en sort mal face aux demandes des clients et aux pressions du marché.
  • Les goulots d'étranglement. Il peut y avoir un endroit au niveau du magasin où les choses tendent à s'accumuler, ou les finances peuvent être à la traîne dans la facturation. Il est possible que les ventes n'arrivent pas à suivre les devis, ou les demandes de modifications ne soient pas correctement suivies et facturées, ce qui vous fait même douter que vous parveniez à couvrir vos dépenses sur certaines tâches complexes fabriquées sur commande, que vous faites passer.
  • La multiplication des erreurs. Les erreurs peuvent aller de petites erreurs de facturation à des messages manqués sur les changements de conception de dernière minute. Les erreurs de suivi se manifestent souvent à travers des produits manquants dans les stocks ou des ruptures de stocks de matières premières. Les erreurs d'expédition semblent également prendre de l'ampleur lorsque les systèmes sont sous contraintes. Les camions de livraison peuvent arriver sur le site du client avec des commandes partielles ou les mauvais articles.
  • Le contrôle de la qualité. La qualité des produits souffre généralement lorsque les machines, les systèmes et le personnel sont dépassés par les volumes, la demande de rapidité ou la complexité des commandes. Les petits défauts ne sont pas détectés par les inspecteurs. Les erreurs ne sont pas remarquées, jusqu'à ce qu'il soit trop tard. Les normes se relâchent quand le personnel se hâte de finir des tâches pour des superviseurs exigeants et des clients énervés. Soudain, vous vous rendez compte que vous expédiez des produits sur lesquels vous n'êtes même plus fiers d'inscrire le nom de votre entreprise.
  • Des clients mécontents. Ils ne vous appelleront peut-être pas à la première erreur ou au premier dérapage de la qualité. Cependant, les clients parlent, se plaignent et expriment leur mécontentement sur les médias sociaux. Puis, les plus fidèles vous parleront peut-être à cœur ouvert et vous donneront une seconde chance. Et les autres clients mécontents ? Ils sont déjà partis depuis longtemps et passent des commandes sur le portail en ligne de votre concurrent.
  • De fréquents arrêts imprévus. Quand les fabricants se pressent pour faire entrer de gros volumes de travail dans leurs ateliers, c'est souvent la maintenance préventive qui en pâtit en premier. Qui a le temps de faire sortir une machine pour vérifier l'étalonnage, remplacer les pièces usées et prendre le soin préventif recommandé ? Un équipement qui ne tourne pas à plein régime aggrave les problèmes de production existants.
  • Des normes industrielles non respectées. Vos clients, fournisseurs et collègues du secteur ont certaines attentes vis-à-vis de vous et de votre manière de travailler. Ils s'attendent à ce que vous ayez recours à des capacités modernes et les proposiez, comme des portails en ligne pour les commandes, des outils pour les devis et la configuration, de la visibilité sur l'état des commandes, des outils de collaboration en temps réel et des projections précises des capacités. Respectez-vous ces exigences, faites-vous le nécessaire pour qu'il soit facile de travailler avec vous ? Ou entendez-vous les gens se plaindre de vos systèmes, qui ne sont pas assez maniables ?
  • Un gaspillage excessif. Les résidus de matériaux peuvent rapidement faire monter les coûts et épuiser les fournitures de matières premières, diminuant considérablement la rentabilité. Le gaspillage peut concerner les matériaux ou le temps. Si des équipes payées à l'heure attendent des machines ou du matériel, le temps perdu s'ajoute à l'argent gaspillé.
  • Le manque de visibilité sur la chaîne de création de valeur. Est-ce qu'il arrive souvent que vous n'ayez pas les matériaux nécessaires, au moment et à l'endroit où vous en avez besoin ? Ces retards entraînent-ils un ralentissement des commandes des clients ? Quand vous travaillez avec plusieurs fournisseurs, parfois répartis sur différents continents, il vous faut de la visibilité sur l'état des commandes expédiées et la capacité de suivre leur emplacement. Quand vous perdez la visibilité, vous perdez le contrôle. Sans contrôle, vous augmentez le risque de retards qui vous coûteront cher.
  • Le recours aux tableaux. Les membres de l'équipe sont-ils si frustrés avec votre système actuel qu'ils l'abandonnent et se tournent vers des processus et tableaux manuels ? Votre personnel a-t-il du mal à obtenir les rapports et les données dont il a besoin, et à prendre des décisions sur la base des données figurant dans le système ? Une utilisation peu conviviale en est certainement la cause.
  • Des marges incertaines. Pour les fabricants qui effectuent un grand volume de tâches de fabrication sur commande (MTO) et d'ingénierie sur commande (ETO), il est facile de perdre de vue le coût total d'un projet pour le chiffrer et le facturer précisément. Les ordres de modification urgents de dernière minute en sont souvent la cause. L'équipe souhaite tellement répondre à la demande du client qu'elle néglige d'enregistrer les nouveaux matériaux, les pièces ou la main-d’œuvre affectés à la tâche. Bientôt, vous vous demanderez si un client aussi exigeant est vraiment rentable.
  • Une surcharge de données qui ne servent à rien. Recueillez-vous des données auprès des machines, de vos partenaires, clients et partenaires de la chaîne logistique, sans savoir ensuite ce que vous pouvez en faire ? Avez-vous du mal à transformer des données provenant de capteurs intelligents en des conclusions à partir desquelles vous pouvez agir ou que vous pouvez transformer en réponses automatiques ? C'est un problème courant, auquel il est possible de remédier par des solutions qui présentent des capacités de science des données. L'utilisation des capteurs intelligents sur les produits, les véhicules et les machines étant en augmentation, la prolifération des données va exploser. Non seulement il vous faudra de la place pour les stocker, mais vous aurez également besoin d'outils pour les analyser. Les faiblesses courantes deviendront des risques importants.
  • L'incapacité à se connecter aux réseaux. Votre système est-il rigide, utilise-t-il une plateforme propriétaire qui vous impose de vous tourner vers votre fournisseur si vous souhaitez vous étendre ou établir des liens avec vos partenaires ? Vous sentez-vous coincé, incapable de vous adapter et d'ajouter des applications ? Ou êtes-vous si accablé par les changements que toute mise à niveau vous oblige à revenir en arrière et à revoir toutes les modifications pour vérifier qu'elles fonctionnent toujours avec les nouvelles fonctions ? Ces problèmes d'architecture vous ralentissent-ils ?

Les entreprises qui présentent un ou plusieurs de ces symptômes doivent envisager d'investir dans une nouvelle solution ou de mettre à niveau leur solution existante pour rester concurrentielles. Sans une solution d'entreprise qui fonctionne à un niveau de pointe, les pressions du marché de demain s'intensifieront et soumettront le système obsolète à encore davantage de pression. Vous courez le risque d'être totalement dépassé, obsolète et incapable de suivre la concurrence dans cet environnement changeant. Ces signes avant-coureurs doivent être abordés maintenant, tant qu'il en est encore temps.

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