Il tuo sistema ERP è pronto per la digitalizzazione?

novembre 15, 2016
Ora che le aziende manifatturiere stanno iniziando ad affrontare le ondate di cambiamento promesse dalla digitalizzazione, è il momento ideale per affidare al tuo team IT l'incarico di effettuare una verifica dei sistemi aziendali. Questo intervento proattivo servirà per controllare che l'azienda disponga dell'infrastruttura IT necessaria per supportare nuove iniziative, tecnologie innovative e modelli di business in evoluzione. Consideralo un check up annuale delle soluzioni aziendali.

Durante la verifica, l'obiettivo è cercare sintomi che possano rivelare che il software non è più in grado di tenere testa alle esigenze operative dell'azienda. Segnali allarmanti precoci di un sistema ormai obsoleto possono essere difficili da individuare, spesso sono confusi con errori unici o lacune isolate, invece di essere riconosciuti come problemi che coinvolgono tutto il sistema e tutta l'azienda. Il responsabile IT dovrà cercare i problemi e gli errori che si ripetono. Potrebbe essere più semplice individuare i problemi che creano un effetto a cascata, dando luogo a ulteriori complicazioni, a piccole onde che portano a ritardi nei preventivi o nell'evasione degli ordini, a scorte mancanti, a montagne di documenti cartacei e a una forza lavoro frustrata e confusa.

Qui di seguito sono elencati alcuni segnali allarmanti che possono indicare che un sistema aziendale è ormai inadeguato:

  • Elevato turnover del personale. Malcontento tra i dipendenti, assenze frequenti dal lavoro e una generale mancanza di entusiasmo da parte del personale spesso sono segnali precoci che indicano che i dipendenti sono stressati e non riescono ad affrontare al meglio le richieste dei clienti e le pressioni del mercato.
  • Colli di bottiglia. Può esserci un punto a livello produttivo o finanziario, per esempio nella gestione della fatturazione, che tende a rimanere indietro. Oppure possono essere le vendite che non riescono a tenere il passo dei preventivi, o gli ordini che non sono adeguatamente tracciati e fatturati, causando incertezza perfino sulla copertura delle spese per lavori MTO complessi già approvati.
  • Aumento del numero di errori. Gli errori possono comprendere sviste di poco conto nella fatturazione, ma anche comunicazioni mancanti relative a modifiche dell'ultimo minuto a un progetto. Emergono anche errori di tracking, per esempio con scorte mancanti o esaurimento delle materie prime. Anche gli errori legati alle consegne sembrano aumentare quando i sistemi sono sotto pressione. Gli automezzi possono arrivare a destinazione con prodotti sbagliati o con solo una parte delle merci ordinate.
  • Controllo della qualità. Spesso la qualità dei prodotti viene danneggiata quando i macchinari, i sistemi e il personale sono sopraffatti dalla quantità o dalla complessità degli ordini o dalla velocità di lavoro richiesta. Piccoli difetti non vengono visti dagli addetti al controllo. Gli errori non vengono notati finché non è troppo tardi. Gli standard si abbassano mentre il personale, messo sotto pressione da supervisori esigenti, corre per completare i lavori e cercare di soddisfare clienti irritati per i ritardi. Improvvisamente, ti rendi conto che stai consegnando prodotti di cui non ti senti più orgoglioso.
  • Clienti insoddisfatti. Potrebbero non contattarti al primo errore o al primo calo della qualità; però, i clienti parlano tra loro, si lamentano ed esprimono la propria insoddisfazione sui social media. A quel punto, i clienti più fedeli potrebbero chiedere un colloquio franco e sincero e darti una seconda possibilità. Ma gli altri clienti scontenti? Probabilmente se ne saranno già andati tutti, e avranno iniziato a ordinare sul portale online del tuo concorrente.
  • Interruzioni frequenti e inaspettate. Quando le aziende manifatturiere si trovano a gestire volumi elevati di lavoro in poco tempo, negli stabilimenti produttivi la prima spesa che si decide di tagliare spesso è la manutenzione preventiva. Non c'è abbastanza tempo per interrompere il funzionamento di una macchina per eseguire un controllo della calibrazione, per sostituire le parti usurate e per svolgere gli interventi preventivi raccomandati. Ma le apparecchiature che si rompono durante i picchi di produzione aggravano i problemi già esistenti.
  • Mancato rispetto degli standard del settore. I tuoi clienti, fornitori e colleghi hanno determinate aspettative sulla tua azienda e sul modo di condurre gli affari. Si aspettano l'offerta di funzionalità moderne, come portali online su cui inserire gli ordini, strumenti per la gestione dei preventivi e la configurazione dei prodotti, visibilità dello stato degli ordini, strumenti di collaborazione in tempo reale e proiezioni accurate della capacità produttiva. La tua azienda offre queste funzionalità, rendendo così più semplice la gestione degli affari? Oppure hai ricevuto reclami sui tuoi sistemi e sulla loro scomodità?
  • Eccesso di sprechi. Sprecare materiali può far aumentare i costi ed esaurire le scorte di materie prime più rapidamente, causando una forte emorragia di profitti. Lo spreco può riguardare sia i materiali che il tempo. Ogni volta che il personale perde tempo aspettando macchinari o materiali, questo spreco si aggiunge allo spreco di denaro.
  • Mancanza di visibilità della catena del valore. Ti capita spesso di aver bisogno di materiali che non sono disponibili? Questo causa ritardi nell'evasione degli ordini dei clienti? Quando lavori con più fornitori, spesso lontani, magari addirittura su un altro continente, devi poter contare sulla massima visibilità dello stato degli ordini e sulla tracciabilità completa delle consegne e delle posizioni. Quando perdi visibilità, perdi anche il controllo. E senza controllo, aumentano i rischi di costosi ritardi.
  • Ricorso ai fogli di calcolo. Il tuo personale è talmente frustrato e scontento del sistema che usa da decidere di abbandonarlo e passare all'elaborazione manuale con fogli di calcolo? I dipendenti hanno difficoltà a ottenere resoconti, a trovare le informazioni di cui hanno bisogno, a prendere decisioni basandosi sui dati disponibili nel sistema? Probabilmente la causa è una scarsa usabilità.
  • Incertezze legate ai margini. Per le aziende con un gran numero di lavori make-to-order (MTO) e engineer-to-order (ETO) è facile perdere di vista il costo totale di un progetto, trovando di conseguenza difficoltà a presentare le offerte e a fatturare correttamente i costi. Spesso tutto questo è dovuto ai cambiamenti dell'ultimo minuto chiesti dal cliente. Il team è così concentrato a soddisfare le richieste del cliente che dimentica di registrare i nuovi materiali, i componenti e la manodopera impiegati per il lavoro. Presto, inizi a dubitare che un cliente molto esigente sia effettivamente redditizio.
  • Sovraccarico di dati incomprensibili. Raccogli enormi quantità di dati da macchine, partner, clienti, partner della supply chain e poi non sai cosa fartene? Fai fatica a trasformare i dati provenienti dai sensori intelligenti in informazioni su cui puoi basarti per prendere decisioni o definire reazioni automatizzate? Questo è un problema comune a cui si può trovare soluzione ricorrendo alle funzionalità di data science. Mano a mano che aumenta l'utilizzo di sensori intelligenti su prodotti, veicoli e macchinari, la proliferazione di dati cresce in modo esponenziale. E tu non hai bisogno soltanto di uno spazio in cui archiviarli, ma ti servono anche degli strumenti per analizzarli. In caso contrario, gli strumenti inadeguati di oggi causeranno presto gravi problemi.
  • Impossibilità di collegarsi in rete. Il tuo sistema è rigido e si serve di una piattaforma proprietaria che ti obbliga a rivolgerti al fornitore se vuoi ampliarla o collegarla con altri partner? Ti senti bloccato, impossibilitato ad adattare il sistema e ad aggiungere applicazioni? O sei talmente gravato dalle modifiche che, con ogni aggiornamento, devi rivedere tutte le modifiche precedenti per accertarti che funzionino ancora dopo i nuovi aggiornamenti? Questi problemi legati all'architettura rallentano le attività aziendali?

L'azienda che evidenzia uno o più di questi sintomi deve prendere in considerazione l'idea di investire in una nuova soluzione o di aggiornare la soluzione che utilizza in modo da rimanere competitiva. Senza una soluzione aziendale pienamente efficiente e perfettamente funzionante, le pressioni del mercato di domani, in costante aumento, metteranno sempre più in difficoltà un sistema ormai superato. La tua azienda corre il rischio di rimanere indietro, di diventare obsoleta e incapace di competere su un mercato in continua evoluzione. Questi primi segnali devono essere affrontati e risolti subito, quando ancora è possibile.

Ulteriori informazioni sulle soluzioni ERP per il settore manifatturiero.



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