Zijn uw mensen en bedrijfscultuur voorbereid op de cloud?

augustus 24, 2020

Steeds meer organisaties omarmen de mogelijkheden die oplossingen in de cloud bieden. Nu is er de mogelijkheid om de meeste aspecten van hun bedrijf te stroomlijnen en afzonderlijke systemen te integreren die al jaren geleden met elkaar hadden moeten communiceren. Daarnaast zijn er ook interne culturele veranderingen nodig om nog meer voordeel te behalen.

Als er al enige twijfel was over het voordeel van moderne cloud-gebaseerde systemen die gemakkelijk toegankelijk zijn op verschillende apparaten en op meerdere locaties, dan is die twijfel nu weg. De wereldwijde pandemie en lockdown was een crisis die maar weinig organisaties hadden voorzien. Het heeft hun technologie en systemen aanzienlijk getest. Sommigen hadden al een goede digitale strategie door een deel of alle van hun bedrijfssystemen in de cloud te laten draaien. Ze hadden de technologie om te kunnen reageren. Anderen keken jaloers toe op hun flexibiliteit en reactievermogen. Primark, dat geen eCommerce-footprint heeft, zag de verkoop kelderen. Ter vergelijking: Boohoo verhoogde de verkoop elk jaar tot april 2020. Maar ondanks dat werd het bedrijfsmodel van het modemerk onder de loep genomen.

De veranderingen en investeringen die ze hadden gedaan, hebben hen goed gepositioneerd. Zij en hun mensen konden reageren op een wereldwijde pandemie die, laten we eerlijk zijn, hopelijk nooit meer zal plaatsvinden. Misschien nog wel belangrijker is dat zij ook kunnen reageren op en profiteren van de veranderende marktomstandigheden.

Het managen van de verandering is net zo belangrijk als het managen van de update

De belangrijkste technologie-updates in een organisatie bevatten een groot deel change management naast de taak om de nieuwe technologie te implementeren. De meest effectieve verandering vindt plaats wanneer er een duidelijke visie is en het wordt gestimuleerd om te werken aan het bereiken van die visie. Het vermogen om zich snel aan te passen aan nieuwe marktomstandigheden en kansen is zo'n visie. Een andere visie is uw medewerkers in staat stellen om uw klanten beter te bedienen. In elk veranderingsproject zijn communicatie en samenwerking cruciaal.

De rol die uw teams spelen in deze verandering is net zo belangrijk als de technologie zelf. Ze moeten begrijpen hoe de nieuwe technologie werkt en het potentieel ervan inzien. Hun betrokkenheid is een belangrijk onderdeel van het change management proces dat nodig is om het potentieel van nieuwe oplossingen te realiseren. Teams adopteren nieuwe systemen sneller en met een positievere houding als ze weten wat er komt en, beter nog, hebben meegewerkt aan de plannen.

Verschillende werkwijzen

Historische productieorganisaties zijn opgegroeid met teams die zich toeleggen op het uitvoeren van processen. Hun cultuur gaat over een robuuste implementatie in plaats van de dynamiek die in bijvoorbeeld een kleine start-up te vinden is. Werknemers vragen over het algemeen niet waarom en zullen de norm niet ter discussie stellen. Teams zijn echter briljant in het werken met deze norm. Medewerkers zijn experts in het uitvoeren van processen die altijd op dezelfde manier hebben gewerkt. Vaak zijn ze ook experts in het werken met systemen die niet zo gestroomlijnd zijn als ze zouden moeten zijn. Ze besteden tijd aan het bellen en e-mailen van leveranciers en klanten om de knelpunten in complexe processen weg te werken.

Er zal met deze teams moeten worden gewerkt om ze van de huidige procesgeoriënteerde wereld naar meer dynamische en creatieve manieren van werken te brengen.

Stelt u zich eens voor dat uw systemen vanuit uw orderportefeuille zouden kunnen voorspellen wanneer de benodigde onderdelen opraken. Maak dan, met de juiste controles, verbinding met uw supply chain-partners om op het juiste moment de voorraad aan te vullen. U hebt de noodzaak van handmatige voorraadaanvulling en handmatige voorraadbewaking geëlimineerd - wat vrijwel onmogelijk in realtime te realiseren is. Dit maakt medewerkers vrij om taken uit te voeren die waarde toevoegen voor uw klanten.

Stel u ook eens voor dat uw mensen hun tijd niet hoeven te besteden aan het bellen en e-mailen over alledaagse activiteiten die geautomatiseerd zouden kunnen worden. Een volledig geïntegreerd MRP-systeem dat de productie automatisch informeert over een nieuwe bestelling kan de klant ook op de hoogte houden. Als de klant updates ontvangt over de status van de bestelling, worden de e-mails en telefoontjes over "waar is mijn bestelling" geëlimineerd.

Laat technologie en automatisering zorgen voor de alledaagse activiteiten. Mensen zijn beter in het managen van onvoorspelbare vragen en taken, en dat is waar ze echt waarde toevoegen.

De medewerkers in staat stellen om zich te ontplooien

Vandaag de dag beantwoorden uw teams misschien wel de gebruikelijke e-mails, en is het werk eenvoudig en procesmatig. Morgen kunnen ze echt waarde toevoegen op een manier die een machine niet kan. Werknemers reageren over het algemeen goed op het feit dat ze zelf verantwoordelijk zijn. Als één van uw kernwaarden een hoge kwaliteit van de klantenservice is, zullen uw teams vaak genieten van de mogelijkheid die ze hebben om die service te leveren. Het is daarom van vitaal belang dat het change management-proces dat naast de technologie-update wordt uitgevoerd, de werknemers helpt om de toekomstige voordelen te begrijpen. Daarnaast zal ook de training moeten worden geven die ze nodig hebben, zodat ze de rol die ze spelen begrijpen en vol vertrouwen kunnen uitvoeren.

Het kan ook zijn dat u een nieuw beleid nodig heeft om uw werknemers te stimuleren. Als bijvoorbeeld vandaag de dag het grootste deel van de tijd van uw klantenservice wordt besteed aan het afhandelen van alledaagse "waar is mijn bestelling" vragen, hoeven veel teamleden niet op de hoogte te zijn van het bredere beleid. Ze zoeken gewoon de status van de bestelling op en beantwoorden de vraag. Ze brengen alleen de informatie over in plaats van beslissingen te nemen en vragen op te lossen.

Als systemen automatisch orderstatusinformatie overbrengen, zullen de vragen aan de klantenservice anders zijn. Uw teams zullen dan beschikbaar zijn om meer genuanceerde antwoorden te geven op specifieke vragen van klanten. De teams zullen het beleid waaronder ze werken moeten begrijpen. Als bijvoorbeeld klanttevredenheid belangrijker is dan een triviale terugbetaling, dan moet het gepubliceerde beleid dit weerspiegelen. Dat stelt zelfs de meest junior medewerkers in staat om restituties toe te kennen tot aan bepaalde drempels, zonder tussenkomst van een supervisor. Mensen zijn het beste klantenservice hulpmiddel dat u heeft - stel ze in staat om te presteren door technologie te gebruiken om het alledaagse af te handelen en ze de parameters te geven waarmee ze de grootste waarde kunnen toevoegen.

De potentie hiervan is een tevredener en beter bediende klant, een soepelere, meer geautomatiseerde supply chain en medewerkers met een meer bevredigende rol.

Real-time data, altijd en overal

Inherent aan cloudoplossingen is de mogelijkheid om op elk apparaat te werken. Werknemers die plotseling vanuit huis moeten gaan werken is de beste illustratie ooit van hoe belangrijk het is om toegang te hebben tot uw gegevens vanaf meerdere - en soms onvoorspelbare - locaties. Binnen uw fabrieken is er een aanzienlijk voordeel om handheld-apparaten naar de productielijn of het distributiecentrum te brengen.

De kracht van real-time data opent allerlei mogelijkheden. Het handmatig aanmaken van werkorders betekent dat ze direct achterhaald zijn als iemand anders een bestaande order verwerkt en de voorraad neemt die verondersteld werd aanwezig te zijn voor een latere order. Zelfs het batch uploaden van ontvangen orders in het eCommerce systeem naar het aparte MRP systeem leidt tot een vertraging. Het integreren van meerdere systemen om 24 uur per dag in de cloud te kunnen werken elimineert deze problemen. Realtime inzicht in de voorraad, bestellingen en trends bij klanten stelt organisaties ook in staat om sneller te reageren op kansen wanneer deze zich voordoen.

Een ander voordeel is de mogelijkheid om alles te meten waarvan de gegevens worden verzameld. KPI's zoals klanttevredenheid, doorloopsnelheid en responstijden leveren inzichten op die kunnen leiden tot acties voor verdere verbetering.

Hoe zit het met de IT-afdeling?

Het adopteren van Cloud technologie is net zo goed een verandering voor de IT-afdelingen als voor de rest van de organisatie. Cloud-oplossingen nemen veel van het dagelijkse werk van het online houden van servers weg.

Het is een kans voor IT-teams om hun aandacht te verleggen naar de bedrijfsprocessen. Hoe kan technologie het bedrijf helpen zijn routes naar de markt of zijn productaanbod te stroomlijnen? Ook hier zien we menselijke vaardigheid en kennis, die waarde toevoegen aan het bedrijf. Neem het alledaagse weg bij de mensen en laat machines dat doen - wat ze op schaal uiterst efficiënt doen. Laat mensen het probleem oplossen, gebruik maken van hun initiatief en echte waarde toevoegen aan de groei en efficiëntie van het bedrijf.

Goed, beter, best

Veel productieomgevingen zijn een mix van verschillende oplossingen. Ze zijn in de loop van de tijd geëvolueerd. Helaas zijn ze nu verouderd en kunnen ze waarde uit het bedrijf wegnemen als ze innovatie in de weg staan en de tijd en middelen voor het beheer van het bedrijf doen slinken.

Het zou goed zijn om ze te vervangen door oplossingen die efficiënter werken. Het zou beter zijn om deze kans aan te grijpen om niet alleen de processen van vandaag te doen, maar ze ook te stroomlijnen en een betere algemene dienstverlening te bieden. Het zou echter het beste zijn om dit te gebruiken als een kans om het niveau van de dienstverlening te verhogen, processen binnen en buiten uw organisatie te automatiseren. Stel uw mensen in staat om echt nieuwe waarde toe te voegen voor uw klanten, uw leveranciers en uw organisatie als geheel.

Enterprise Times heeft een door SG Analytics uitgevoerde enquête opgesteld waarin een reeks vragen wordt gesteld over de manier waarop fabrikanten de overstap naar cloudtechnologie willen maken. De enquête staat open voor Europese respondenten in leidinggevende functies. De antwoorden zijn anoniem. Vul de enquête in.

Opgeslagen onder
  • Cloud
Product
  • CloudSuite
Regio
  • EMEA

Neem contact op

Neem contact met ons op en een Business Development Representative contacteert u binnen 24 uur.

Or connect via: Linkedin