Liste de contrôle pour la mise en œuvre d’un ERP 15 points à maîtriser

Définissez les résultats que vous souhaitez atteindre avec votre projet ERP – ainsi que les capacités et processus qui les soutiennent le mieux. C’est à ce stade que vos priorités de déploiement se décident, établissant la direction globale du projet.   

1.  Formuler le business case avec des indicateurs concrets

• Définir des résultats cibles (tels que le temps de cycle, la marge, les rotations de stock et les niveaux de service)
• Documenter les problèmes actuels et leur impact opérationnel
• Employer ces mesures comme base pour décider des priorités et concessions nécessaires

2. Planifier comment le travail doit se dérouler dans le nouveau système

• Définir le fonctionnement de chaque processus clé dans le nouveau système
• Valider les flux avec les personnes qui les utiliseront
• Identifier les retards, les reprises de travail et la dépendance aux étapes manuelles

3. Décider du périmètre, de l’approche et des priorités

• Définir le périmètre du premier déploiement et prioriser les capacités à forte valeur
• Décider comment le déploiement se fera (par région, par fonction, ou selon une combinaison des deux)
• Exiger une justification pour tout changement de périmètre au cours du projet

4. Définir des règles claires pour la configuration, les extensions et les développements personnalisés

• Utiliser les paramètres natifs du système et les meilleures pratiques dans la mesure du possible
• Distinguer les exigences essentielles des préférences locales et des modules complémentaires
• Exiger une validation pour tout développement personnalisé

5. Identifier les automatisations prioritaires et les workflows assistés par l’IA

• Identifier les tâches répétitives et basées sur des règles comme candidates à l’automatisation
• Nommer les processus pouvant bénéficier de l’IA et de l’automatisation
• Se concentrer d’abord sur un petit nombre d’améliorations à fort impact

Définissez les droits en matière de décision, de supervision et de procédures d’escalade qui maintiennent le projet en mouvement. Lorsque chaque décision en matière de périmètre, de risque et de budget a un propriétaire identifié, les problèmes sont résolus avant qu’ils n’affectent les délais.

8. Valider l’engagement de la direction, les pouvoirs de décision et le suivi régulier

• Nommer des responsables pour les décisions liées aux processus métier, à la technologie et au budget
• Formaliser les processus décisionnels, la gestion des risques, et les voies d’escalade
• Assurer un parrainage exécutif actif et une supervision de gouvernance
• Examiner régulièrement les progrès, les risques, les besoins en ressources et la conformité aux politiques – et traiter les problèmes dès leur apparition

Préparer les équipes et les opérations à une utilisation réelle du système. Lorsque la formation reflète le travail réel et que l’assistance est facilement accessible, les équipes sont plus susceptibles d’utiliser le système comme prévu dès le premier jour.

9. Évaluer le niveau de préparation au changement

• Évaluer l’impact du nouveau système sur les collaborateurs, les équipes et les opérations
• Identifier les barrières culturelles, les risques et les sources de résistance
• Mesurer la préparation et le soutien au changement

10. Préparer les employés aux nouvelles méthodes de travail

• Donner aux leaders porteurs du changement les moyens de communiquer et de faciliter les transformations
• Décrire comment et pourquoi les rôles, responsabilités et processus évoluent
• Établir des mécanismes de retour d’information, répondre aux questions et traiter les préoccupations

11. Élaborer un plan de formation basé sur des rôles et des scénarios réels

• Former les utilisateurs en fonction du travail qu’ils réalisent réellement, dès le début du programme
• Utiliser des scénarios réels et des démonstrations du système avec des jeux de données représentatifs
• Fournir une formation continue et un soutien, avant et après la mise en service

12. Planifier la transition, l’assistance et l’amélioration continue

• Définir un plan de transition clair avec un calendrier et des responsabilités
• Mettre en place un dispositif de support dès le départ afin que les utilisateurs sachent où s’adresser en cas de besoin
• Définir comment mesurer le succès et les améliorations après la mise en service

Assurez-vous que le système puisse fonctionner de manière fiable dès le premier jour. Des données propres, des intégrations testées et des migrations validées permettent d’éviter les problèmes une fois les flux opérationnels actifs. 

13. Définir l’architecture d’intégration et valider les connexions essentielles du système

• Recenser l’ensemble des systèmes impliqués dans l’envoi ou la réception de données
• Cartographier les données entre l’ancien système et la nouvelle solution ERP
• Identifier les dépendances, les flux de données et les lacunes d’intégration 

14. Attribuer la responsabilité des données et finaliser leur préparation avant la migration

• Nommer des responsables pour les données clés et pour le maintien de leur qualité dans le temps  
• Examiner les données pour détecter doublons, lacunes et incohérences
• Corriger et standardiser les données avant la migration

15. Tester et valider la migration des données

• Confirmer que les données migrées sont complètes et exactes
• Tester les processus métier en utilisant les données migrées
• Résoudre tous les problèmes de données ou d’intégration avant la mise en service