L'automazione robotica dei processi (RPA) allevia il team dal carico di attività ripetitive, consentendo ai collaboratori di concentrarsi sulle attività più importanti e aumentando al contempo la produttività e la precisione.
L'automazione robotica dei processi (o RPA) è il risultato di un desiderio secolare di maggiore efficienza e produttività. Dalle prime linee di assemblaggio alle potenti soluzioni cloud che utilizziamo oggi, una delle priorità è sempre stata quella di standardizzare i processi e automatizzare i flussi di lavoro. Mentre le prime applicazioni industriali si affidavano all'automazione meccanica e fisica per interagire con il mondo esterno, l'RPA automatizza i processi in modo digitale, direttamente all'interno dei tuoi sistemi. Con una rapidità senza precedenti, gestisce le attività complesse e ripetitive che avvengono dietro le quinte, consentendo ogni prelievo da bancomat, prenotazione online di hotel, reimpostazione della password o promemoria di un appuntamento. E quando viene integrata con IA e analisi avanzate, le potenzialità aziendali dell'RPA diventano davvero eccezionali.
L'automazione robotica dei processi è una tecnologia che utilizza "robot" o bot software per automatizzare attività ripetitive basate su regole. I bot dei software RPA possono essere programmati per eseguire qualsiasi attività che segua una sequenza ben definita di azioni, compresa l'interazione con i sistemi digitali e l'esecuzione di semplici processi aziendali. Poiché l'automazione robotica dei processi è in grado di svolgere attività manuali e laboriose in una frazione di tempo, accelera notevolmente i processi aziendali più comuni e consente alle persone di dedicare più tempo alle attività che apportano valore strategico.
L'RPA presenta numerosi vantaggi, soprattutto in ambiti che richiedono un'intensa attività di inserimento manuale dei dati, elaborazione dei documenti o aggiornamenti tra diversi sistemi.
A differenza degli esseri umani, i bot non hanno bisogno di concentrarsi mentalmente per portare a termine in modo rapido le attività. Inoltre, i robot virtuali possono lavorare 24 ore su 24, consentendo di svolgere queste attività in pochi minuti o ore anziché in giorni o addirittura settimane.
L'automazione robotica dei processi contribuisce a ridurre al minimo il tempo e i costi legati alla gestione di attività manuali ripetitive, consentendoti di investire in attività a maggiore valore aggiunto.
Anche i membri del team più meticolosi possono commettere errori o tralasciare qualcosa quando si trovano di fronte a una mole enorme di compiti minuziosi. I bot possono aiutare ad affrontare questo problema, riducendo i rischi e i casi di non conformità legati agli errori.
Riducendo al minimo la necessità di svolgere mansioni ripetitive e noiose, l’RPA consente ai dipendenti di godere di maggiore varietà e stimoli nel proprio lavoro. Questo stimola la creatività e le idee e aumenta anche la soddisfazione e il coinvolgimento.
I robot RPA e i chatbot possono contribuire a garantire un servizio più rapido e più uniforme. Ad esempio, possono rispondere alle domande più frequenti, inoltrare le questioni complesse alla persona competente e monitorare automaticamente gli ordini e inviare notifiche ai clienti.
L'RPA riduce la necessità di documenti cartacei e automatizza le operazioni manuali senza richiedere modifiche significative ai sistemi esistenti o alle API personalizzate. Ciò significa una digitalizzazione più rapida con un investimento inferiore rispetto ad altri metodi.
L'RPA funziona emulando le interazioni umane con i sistemi digitali, ad esempio cliccando su pulsanti, copiando informazioni o inserendo dati. I bot vengono quindi configurati o programmati per seguire logiche e regole predefinite che replicano queste azioni per eseguire attività e flussi di lavoro aziendali ciclici, come l'elaborazione in batch delle fatture. Possono accedere alle app, compilare moduli, elaborare transazioni e molto altro ancora.
L'RPA funziona con diversi tipi di software e sistemi senza richiedere un'integrazione approfondita o modifiche al sistema, rendendo così più semplice per le aziende implementarla e utilizzarla. Gli strumenti di automazione robotica dei processi forniscono inoltre registri delle attività svolte e analisi statistiche, consentendo di ottimizzare i flussi di lavoro nel tempo.
L'RPA è la soluzione ideale nei casi in cui è in grado di estrarre, copiare e inserire lo stesso tipo di dati da un sistema all'altro, come ad esempio nei processi di gestione delle buste paga. È anche ottimo per raccogliere dati da e-mail, PDF, fogli di calcolo e sistemi legacy e poi migrarli in altri sistemi o database strutturati. Di seguito sono riportati solo alcuni dei numerosi casi d'uso in cui l'RPA eccelle:
L'RPA semplifica un'ampia gamma di attività, tra cui l'aggregazione dei dati, la generazione di rendiconti finanziari pronti per la revisione contabile, l'elaborazione dei rimborsi spese e l'automazione dei flussi di lavoro relativi ai prestiti.
I bot sono in grado di automatizzare attività importanti come la verifica e l'approvazione delle richieste di risarcimento assicurativo. Si distinguono inoltre per la capacità di estrarre e aggiornare automaticamente le cartelle cliniche dei pazienti nei vari sistemi.
L'RPA viene impiegata nei processi produttivi e della supply chain, ad esempio per monitorare i livelli delle scorte, automatizzare gli ordini di acquisto, monitorare la logistica e controllare i dettagli delle spedizioni in tempo reale.
L'onboarding dei fornitori e i controlli di conformità possono essere semplificati. Inoltre, l'elaborazione degli ordini di acquisto (PO) risulta più rapida e accurata grazie alla creazione, alla convalida e all'inoltro automatici dei PO per l'approvazione.
L'RPA accelera le procedure amministrative quali i rinnovi, gli aggiornamenti e le cancellazioni delle policy. È inoltre in grado di verificare i dati relativi alle richieste di risarcimento, convalidare i documenti e persino elaborare i pagamenti relativi.
L'RPA semplifica le attività, dall'onboarding dei nuovi assunti alla verifica dei documenti e all'assegnazione dei corsi di formazione. Inoltre, semplifica le attività di gestione paghe come il calcolo dello stipendio, la tassazione e i benefit.
Presso i desk di supporto e assistenza, l'RPA può essere impiegata per gestire le richieste di routine, aggiornare gli account e classificare i ticket per le richieste IT e di assistenza clienti.
Durante i processi di riconciliazione della contabilità generale, l’automazione robotica è in grado di abbinare le transazioni e individuare gli errori, consentendo di redigere dichiarazioni fiscali conformi in modo più rapido e accurato che mai.
Per evitare difficoltà iniziali nell'introduzione della tecnologia di automazione robotica dei processi sul posto di lavoro, è bene tenere in considerazione alcuni di questi ostacoli comuni, nonché gli strumenti e le migliori pratiche che consentono di superarli.
Sebbene l'RPA sia particolarmente efficace nell'automatizzare attività strutturate e basate su processi, diventa ancora più potente se combinata con tecnologie intelligenti e basate sui dati, come l'intelligenza artificiale. Insieme all'IA, l'RPA può gestire processi più complessi che richiedono decisioni, adattarsi alle eccezioni e interagire con dati non strutturati.
Questa automazione intelligente dei processi si avvale del machine learning (ML), che consente ai bot di apprendere dai dati storici, fare previsioni più accurate e migliorare nel tempo. L'elaborazione del linguaggio naturale consente inoltre ai bot RPA di comprendere ed elaborare il linguaggio umano per automatizzare attività come la lettura delle e-mail, l'interpretazione dei documenti di testo o la risposta alle richieste dei clienti.
L'RPA può anche essere abbinata a tecnologie cognitive, come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e il riconoscimento vocale. Ciò consente ai bot di estrarre il significato da immagini, documenti scansionati e comandi vocali, consentendo l'automazione end-to-end di processi una volta manuali.
In prospettiva, l'automazione robotica dei processi (RPA) diventerà più intelligente, più intuitiva e più proattiva, grazie ai progressi compiuti nel campo dell'IA e dell'analisi dei dati. I bot saranno sempre più in grado di individuare autonomamente le opportunità di automazione, individuando schemi ricorrenti nei processi per suggerire modalità specifiche con cui semplificare o ottimizzare le attività.
I bot RPA si integreranno inoltre strettamente con gli strumenti di elaborazione intelligente dei documenti e di gestione dei flussi di lavoro, consentendo loro di gestire attività più complesse e dinamiche, come la gestione automatica delle eccezioni, il miglioramento della precisione dei dati o la segnalazione proattiva dei rischi di non conformità. Al posto di limitarsi a seguire le istruzioni, i bot del futuro forniranno consigli pratici su come, dove e quando automatizzare, rendendo le operazioni digitali più snelle e intelligenti in tutta l'organizzazione.
Le migliori soluzioni RPA tendono a essere integrate in un ecosistema di automazione più ampio che include IA, analisi, orchestrazione del flusso di lavoro e gestione dei processi aziendali, consentendo un'automazione dei processi più intelligente e end-to-end. Le soluzioni che offrono piattaforme low-code o no-code consentono agli utenti aziendali di progettare, distribuire e gestire le proprie tecnologie di automazione con competenze tecniche minime, accelerando il time-to-value. I servizi RPA gestiti possono essere un'ottima opzione per le organizzazioni che desiderano implementare l'RPA più rapidamente e affidare a terzi la manutenzione, il monitoraggio e il ridimensionamento.
Le piattaforme cloud centralizzate per la configurazione e la gestione dei flussi di lavoro RPA possono aiutare a prevenire implementazioni incontrollate dei bot e attività di automazione, garantendo al contempo che le distribuzioni siano allineate agli obiettivi aziendali e alle politiche di conformità. Cerca funzionalità come la registrazione dei dispositivi, la gestione delle credenziali dei robot e il monitoraggio delle attività.
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