No campo da manufatura, atrasos na aquisição de peças, suprimentos ou matérias-primas podem impactar significativamente as operações. Grande parte desse atraso decorre de processos manuais, particularmente no Departamento de Compras, onde a aprovação de Ordens de Compra (POs) pode consumir tempo valioso. Reconhecendo o potencial da tecnologia em nuvem para aumentar a eficiência, a Sogefi Brazil, uma divisão proeminente de Suspensão dentro do Grupo Sogefi, fez parceria com a Infor para reformular seu processo de aprovação de PO. Em um breve período de 30 dias, a Sogefi aproveitou a Plataforma Infor OS para reformular seu sistema, alcançando uma impressionante taxa de aprovação pontual de 97%, uma melhoria significativa em relação aos 60% anteriores.
O Grupo Sogefi está na vanguarda da inovação global, especializado na criação e produção de sistemas de filtragem de motores, soluções de admissão de ar, sistemas de resfriamento e componentes de suspensão versáteis. A Sogefi Brazil migrou suas operações para o Infor CloudSuite Automotive após migrar do sistema Infor Baan on-premises em 2021. Olhando para o futuro, a Sogefi Brazil vê a Plataforma Infor OS como mais do que uma ferramenta para transformação empresarial; ela a enxerga como um catalisador para reformular o papel da TI dentro da organização.
Processo manual de aprovação de PO cria risco
A Analista Sênior de Compras Ruanita Pedrozo liderou o projeto de automação de PO, visando introduzir um fluxo de trabalho mais eficiente dentro do negócio. Anteriormente, todo o processo – desde a solicitação de PO até o RFQ e a aprovação de PO – dependia de métodos manuais, envolvendo trocas de e-mails e gerenciamento de planilhas. Reconhecendo o volume crescente de solicitações de PO, Juanita previu que manter a abordagem manual apenas prolongaria os tempos de aprovação, levando a um aumento do risco de inatividade da fábrica e problemas de conformidade.
Para garantir que a fábrica opere sem problemas, a Manutenção deve ter as peças necessárias para a manutenção oportuna dos equipamentos, e a Manufatura deve ter as matérias-primas necessárias para sustentar a produção. A falta de visibilidade em tempo real no processo de aprovação de PO dificultava a resolução rápida de problemas para garantir que os POs fossem aprovados prontamente, de modo que essas peças e matérias-primas estivessem disponíveis. Além disso, as ações dos usuários não eram sistematicamente rastreadas ou aplicadas de acordo com as regras de negócios, como a Segregação de Funções, que garante que o mesmo indivíduo ou departamento responsável pelo envio de RFQs não possa também aprová-los e que os aprovadores sejam segregados com base no valor do PO.
“No processo antigo, a aprovação de PO ocorria no início do processo sem visibilidade do custo do PO. Isso representava uma preocupação de segurança porque, dependendo do custo, precisava ser encaminhado ao nível apropriado de aprovador. Para resolver isso, tivemos que criar um processo externo usando trocas de e-mails e planilhas para garantir que cada etapa do processo aderisse às nossas regras de negócios”, diz Pedrozo.
A automação de aprovação de PO é segura e mais rápida com o Infor ION Workflow
Usando o Infor ION Workflow, o processo de aprovação de PO agora é mais eficiente e está alinhado com as regras de negócios específicas das regulamentações do Brasil. Com um cronograma de aprovação de PO mais rápido e seguro, a Manutenção recebe acesso oportuno às peças necessárias para a manutenção dos equipamentos, enquanto a Manufatura obtém prontamente os componentes essenciais para a produção.
O Infor ION Workflow é uma capacidade chave de automação empresarial da Plataforma Infor OS e é usado na Sogefi para simplificar um processo que inclui Aprovação de Requisição, Tarefas de Aprovação de Ordem de Compra e notificações de RFQ e PO. Este processo otimizado reduziu o número de etapas de 27 para 22, resultando em uma taxa de aprovação de PO 42% mais rápida. Cada estágio do processo oferece transparência e precisão, garantindo a segregação de funções e a seleção do melhor fornecedor.
Resumo dos resultados:
- Taxa de aprovação de PO 42% mais rápida reduz o tempo de inatividade da fábrica e os atrasos no serviço
- 97% de aprovação de PO pontual melhora a satisfação dos funcionários
- Processo 100% em conformidade garante a segregação de funções
- Menos de 30 dias para obter valor
A Especialista em Compras Ana Guardia estabelece uma meta de desempenho de alcançar uma taxa de aprovação de PO pontual de 70%, reconhecendo o papel crítico que desempenha em fornecer peças e materiais oportunos para a Manufatura e Manutenção. “Anteriormente, conseguíamos alcançar 60%, mas agora, com o novo fluxo de trabalho do Infor, estamos atingindo 97%”, ela observa. “Acabaram-se os dias de intermináveis cadeias de e-mails e trilhas de papel. Solicitações, cotações e outras tarefas fluem perfeitamente para o Infor CloudSuite Automotive para aprovação de PO. Uma vez aprovados, os pedidos são prontamente enviados aos fornecedores. Além disso, com o Infor Go, posso gerenciar tarefas de qualquer lugar, garantindo que nenhum tempo seja desperdiçado. Este fluxo de trabalho simplificado ajudou a evitar qualquer tempo de inatividade na fábrica.”
Para saber mais sobre a Automação Empresarial da Infor, visite Infor OS.
Vamos manter contato
Contate-nos e um representante de desenvolvimento de negócios entrará em contato com você dentro de 24 horas úteis.