A automação robótica de processos (RPA) libera sua equipe das tarefas repetitivas, permitindo que as pessoas se concentrem no trabalho mais importante, aumentando a produtividade e a precisão em cada etapa.
A automação robótica de processos (ou RPA) evoluiu a partir de um desejo centenário de maior eficiência e produtividade. Desde as primeiras linhas de montagem até as robustas soluções em nuvem que usamos hoje, padronizar processos e automatizar fluxos de trabalho tem sido uma prioridade. Se, antes, as primeiras tecnologias industriais dependiam da automação mecânica e física para interagir com o mundo externo, hoje a RPA automatiza digitalmente a partir dos sistemas da própria empresa. Com velocidade inédita, a automação lida com as tarefas complexas e repetitivas que ocorrem nos bastidores: possibilitando saques em caixas eletrônicos, reservas on-line em hotéis, redefinições de senhas ou lembretes de agendamentos. Além disso, quando a automação é enriquecida com IA e análises de dados avançadas, as capacidades empresariais da RPA se tornam verdadeiramente extraordinárias.
A automação robótica de processos (RPA) é uma tecnologia que usa "robôs" de software (bots) para automatizar tarefas repetitivas baseadas em regras. Os bots de software de RPA podem ser programados para executar qualquer atividade que siga uma sequência bem-definida de ações, incluindo a interação com sistemas digitais e a execução de processos empresariais simples. Como a automação robótica de processos pode realizar tarefas manuais e demoradas em uma fração do tempo, ela acelera drasticamente os processos empresariais comuns, possibilitando que os humanos tenham mais tempo para se concentrar em atividades que agregam valor estratégico.
A RPA traz muitas vantagens, especialmente em áreas que exigem entrada manual intensiva de dados, processamento de documentos ou atualizações entre sistemas.
Diferentemente dos humanos, os bots não precisam manter o foco mental para realizar tarefas com rapidez. Além disso, robôs virtuais podem operar ininterruptamente, o que significa que essas atividades podem ser concluídas em minutos ou horas, em vez de dias ou até semanas.
A automação robótica de processos ajuda a minimizar as horas e despesas dedicadas a tarefas manuais repetitivas, permitindo investimentos em trabalhos de maior valor agregado.
Até mesmo os integrantes mais meticulosos da equipe podem cometer erros ou deixar passar detalhes ao lidar com grandes volumes de tarefas detalhadas. Bots podem ajudar a enfrentar esse desafio, reduzindo riscos e problemas de conformidade associados a erros.
Ao minimizar a necessidade de realizar tarefas repetitivas e tediosas, a RPA permite que os funcionários tenham mais variedade e desafios em seu trabalho. Isso estimula a criatividade e o surgimento de ideias, além de aumentar a satisfação e o engajamento.
Robôs de RPA e chatbots podem ajudar a oferecer um atendimento mais rápido e consistente. Por exemplo, eles podem responder a perguntas frequentes, encaminhar questões complexas para a pessoa certa e rastrear pedidos automaticamente, notificando os clientes.
A RPA reduz a necessidade de documentos em papel e automatiza ações manuais sem exigir grandes alterações nos sistemas existentes ou APIs personalizadas. Isso significa uma digitalização mais rápida e com menor investimento em comparação com outros métodos.
A RPA funciona emulando interações humanas com sistemas digitais: clicando em botões, copiando informações ou inserindo dados, por exemplo. Depois, os bots são configurados ou programados para seguir lógica e regras predefinidas que replicam essas ações para executar tarefas e fluxos de trabalho de negócios cíclicos, como processamento de faturas em lote. Além disso, eles podem fazer login em aplicativos, preencher formulários, processar transações e muito mais.
A RPA funciona em diferentes tipos de software e sistemas sem necessidade de integração complexa ou modificações do sistema, facilitando a implantação e o uso por parte das empresas. As ferramentas de automação robótica de processos (RPA) também fornecem registros de seu trabalho, além de análises, para que os fluxos de trabalho possam ser otimizados ao longo do tempo.
A RPA é ideal nos casos em que ela pode extrair, copiar e inserir os mesmos tipos de dados de um sistema para outro, como nos processos de folha de pagamento. Também é excelente para coletar dados de e-mails, PDFs, planilhas e sistemas antigos para depois migrá-los para outros sistemas ou bancos de dados estruturados. Apresentamos a seguir apenas alguns dos muitos casos de uso em que a RPA se destaca:
A RPA agiliza uma ampla variedade de tarefas, incluindo a agregação de dados, a geração de relatórios financeiros prontos para auditoria, o processamento de reembolsos de despesas e a automação de fluxos de trabalho de empréstimos.
Bots são capazes de automatizar atividades importantes, como a verificação e aprovação de sinistros de seguros. Também se destacam na extração e atualização automática de registros de pacientes entre diferentes sistemas.
A RPA é utilizada em processos de manufatura e cadeia de suprimentos, como o acompanhamento de níveis de estoque, a automação de pedidos de compra e o monitoramento de logística e detalhes de remessa em tempo real.
O processo de integração de fornecedores e as verificações de conformidade podem ser simplificados. Além disso, o processamento de ordens de compra (POs) se torna mais rápido e preciso graças à criação, validação e encaminhamento automáticos para aprovação.
A RPA acelera processos administrativos, como renovações, atualizações e cancelamentos de apólices. Pode também verificar dados de sinistros, validar documentos e até processar pagamentos de indenizações.
A RPA otimiza atividades que vão desde a integração (onboarding) até a verificação de documentos e a atribuição de treinamentos a novos colaboradores. Também simplifica tarefas da folha de pagamento, como cálculo de salários, tributação e benefícios.
Em centrais de suporte e atendimento, a RPA pode ser utilizada para lidar com consultas rotineiras, atualizar contas e classificar chamados de TI e solicitações de atendimento ao cliente.
Nos processos de conciliação do livro-razão, a automação robótica consegue cruzar transações e detectar erros, preparando relatórios fiscais em conformidade com as normas de maneira mais rápida e precisa do que nunca.
Para evitar problemas iniciais ao introduzir a tecnologia de automação robótica de processos nos ambientes de trabalho, tenha em mente alguns desses obstáculos comuns, e também as ferramentas e boas práticas que ajudarão você a superá-los.
Embora a RPA seja extraordinária na automatização de tarefas estruturadas orientadas por processos, ela se torna ainda mais poderosa quando combinada com tecnologias inteligentes orientadas por dados, como a inteligência artificial. Aliada à IA, a RPA pode abordar processos mais complexos e baseados em decisões, adaptar-se a exceções e interagir com dados não estruturados.
Essa automação inteligente de processos se baseia no aprendizado de máquina (ML), que permite que os bots aprendam a partir de dados históricos, façam previsões mais inteligentes e se aprimorem ao longo do tempo. O processamento de linguagem natural também permite que os bots de RPA compreendam e processem linguagem humana para ajudar a automatizar tarefas como ler e-mails, interpretar documentos de texto ou responder a consultas de clientes.
A RPA também pode ser combinada com tecnologias cognitivas, como reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e reconhecimento de fala. Essa combinação permite que os bots extraiam significado de imagens, documentos digitalizados e comandos de voz, possibilitando a automação de ponta a ponta de processos que antes eram manuais.
Olhando para o futuro, a automação robótica de processos (RPA) se tornará mais inteligente, intuitiva e proativa, graças aos avanços em IA e análise de dados. Os bots identificarão cada vez mais oportunidades de automação por conta própria, identificando padrões nos processos para sugerir maneiras específicas de simplificar ou otimizar as tarefas.
Os bots de RPA também se integrarão intimamente com ferramentas inteligentes de processamento de documentos e fluxo de trabalho, permitindo que gerenciem tarefas mais complexas e dinâmicas, como lidar automaticamente com exceções, melhorar a precisão dos dados ou sinalizar proativamente os riscos de conformidade. Em vez de apenas seguir instruções, os bots do futuro fornecerão recomendações práticas sobre como, onde e quando automatizar, tornando as operações digitais mais enxutas e inteligentes em toda a empresa.
As melhores soluções de RPA tendem a ser integradas a um ecossistema de automação maior, que inclui IA, análise, orquestração de fluxo de trabalho e gestão de processos de negócios, viabilizando uma automação de processos mais inteligente e de ponta a ponta. As soluções que oferecem plataformas low-code ou no-code permitem que os usuários empresariais projetem, implementem e gerenciem suas tecnologias de automação com um mínimo de conhecimento técnico, acelerando o tempo para a geração de valor. Os serviços de RPA gerenciados podem ser uma ótima opção para empresas que querem implantar a RPA mais rápido e se libertar da carga de manutenção, monitoramento e dimensionamento.
Plataformas de nuvem centralizadas para configurar e gerenciar fluxos de trabalho de RPA podem ajudar a evitar o descontrole na implementação de bots e nas atividades de automação, garantindo ao mesmo tempo que as implantações estejam alinhadas com os objetivos da empresa e as políticas de conformidade. Busque recursos como registro de dispositivos, gestão de credenciais de robôs e monitoramento de tarefas.
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