Digitale Transformation mit Infor-ERP und Ephesoft

März 15, 2021

Dies ist ein Gastbeitrag der Ephesoft GmbH

Die digitale Transformation hält konventionellen Erfassungslösungen den Spiegel vor, in dem sich Technologien zeigen, die aus ebenso grauer Vorzeit zu stammen scheinen, wie Stonehenge. Herkömmliche Erfassungsplattformen, die in großem Umfang unternehmensnahe Dienstleistungen und monatelange Integrationsplanung erfordern, werden von intelligenten Lösungen in den Schatten gestellt, die längst wissen, dass erfolgreiche digitale Transformation echte Agilität erfordert – aber auch Swagger.

Um bei der Agilität der digitalen Transformation die nächste Stufe zu erreichen, kommen wir zunehmend von Einzelpersonen oder einzelnen Teams ab, die in Organisationen für die Entwicklung verantwortlich sind und die die Time-to-Value sogar verlängern, da sie internes Wissen für sich behalten. Im neuen Zeitalter der digitalen Transformation mit der steigenden Bedeutung von Remote Work erleben wir einen Wandel hin zum „Citizen Developer“, zu Swagger/OpenAPIs und CaaS-Plattformen (Capture as a Service). Wir gehen zu Partnerschaften über, durch die moderne Lösungen geschaffen werden, die eine größeren Mehrwert für unsere Kunden bieten. Dabei arbeiten wir auf eine Art und Weise zusammen, die für den Menschen in prähistorischer Zeit undenkbar war. Die Partnerschaft von Ephesoft mit Infor ist ein Beispiel dafür, wie durch Zusammenarbeit bessere Ergebnisse erzielt werden.

Durch diese strategische Partnerschaft hat Infor die leistungsstarke, intelligente Lösung für die Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion von Ephesoft in das Infor Document Management (IDM) integriert. Dadurch hilft diese Anwendung Kunden, geschäftsrelevante Inhalte automatisch zu erfassen. Durch die Technologie von Ephesoft gehört das manuelle Sortieren von Dokumenten und die manuelle Dateneingabe der Vergangenheit an. Weniger Tastenanschläge bedeuten auch weniger Fehler. Zudem werden die internen Abläufe beschleunigt und die Geschäftsprozesse besser überprüfbar. Dies führt natürlich zu höherer Genauigkeit, Produktivität und Effizienz – auch aus dem Home Office heraus.

Wie hat die Entwicklung der digitalen Transformation die Geschäftsprozesse verbessert?

Sicherlich nicht mit veralteten Erfassungslösungen oder einer aufgeblähten Plattform. Im Gegenteil: Führende innovative Tools, die KI-basiertes überwachtes maschinelles Lernen einsetzen, setzen nun ganz neue Maßstäbe. Lösungen wie diejenige von Ephesoft bieten eine intelligente Dokumentenerfassung, mit der Daten und Dateien in CMS-Plattformen exportiert werden können, beispielsweise in Document Management von Infor, M3-Server und ION-Server. Ephesoft Transact ermöglicht die Abbildung der extrahierten Daten, wodurch maschinell und handschriftlich erstellter Text in digitale Formate konvertiert wird. Dadurch können vielfältigere Arten von Informationen durch die Anwendung genutzt werden, sodass eine umfassende Dokumentenerfassung möglich wird. Wir erstellen XML speziell für Infor IDM und wir senden die XML an den IDM Web Service. Einfach ausgedrückt, die Integration leitet Datenströme in XML zwischen den Anwendungen hin und her.

Wie diese Lösung in einem echten Szenario funktioniert

Die meisten Unternehmen mit einer Finanzbuchhaltung verarbeiten Rechnungen, um überhaupt ihren Geschäften nachgehen zu können. Die Automatisierung der Fakturierung ist eine der schnellsten Möglichkeiten, um den ROI zu erzielen. Die Mitarbeiter verarbeiten eingehende Rechnungen – sei es in Papierform oder als Anhang einer E-Mail, und gleichen diese Rechnungen mit den Bestellungen ab, ordnen diese Dokumente bestimmten Lieferanten zu und prüfen, ob alle Werte korrekt sind.

Dieser Prozess umfasst viele bewegliche Elemente, tausende von Tastenanschlägen und unzählige Möglichkeiten, Fehler machen. Die Finanzbuchhaltung braucht größere Kontrolle über diesen Prozess, um bessere Entscheidungen treffen zu können und um diese Informationen rasch an die entsprechenden Stellen weiterzuleiten. Tatsächlich haben wir erlebt, dass unsere Kunden nicht nur ihre Finanzbuchhaltung straffen, Kosten reduzieren und die Genauigkeit verbessern. Vielmehr haben sie ihre Finanzbuchhaltung zu einem Profitcenter gemacht, das Sonderpreise, Skonto und eine dynamische Rabattierung herausschlagen kann.

Neue Möglichkeiten mit IDM Capture

Durch die Zusammenarbeit zwischen Infor und Ephesoft ist IDM Capture ein Add-on für Infor® Document Management, einer Komponente von Infor OS, das die robuste Plattform von Ephesoft für Kunden auf der ganzen Welt erweitert. Durch die Möglichkeit, begleitende Belege direkt über die verwendete Anwendung aufzurufen, reduziert die Plattform die Fehler, den Zeitaufwand und die Kosten der Fakturierung. Wie wir festgestellt haben, ist diese allgegenwärtige Erfassung, oder auch Pervasive Capture, normalerweise erst der Ausgangspunkt für die digitale Transformation. Nachdem die in der Finanzbuchhaltung bearbeiteten Dokumente so viele Abteilungen betreffen, entwickeln sich solche Lösungen schnell zu einem Multiplikator für den Erfolg der digitalen Transformation.

Betrachtet man solche Organisationen genauer, erkennt man das brillante, lukrative Abbild eines agilen Unternehmens, das unstrukturierte Inhalte in verwertbare Daten verwandelt. Anstatt – gleich wie Stonehenge – wie ein Relikt aus grauer Vorzeit zu wirken, spiegelt sich darin das Bild eines führenden Unternehmens, das innovative Technologie auf Basis künstlicher Intelligenz einsetzt und dabei für das Unternehmen und seine Kunden völlig neue Möglichkeiten eröffnet.

Über Ephesoft und Infor

Infor Document Management in Verbindung mit Ephesoft IDM Capture hilft Unternehmen dabei, zeitaufwändige Prozesse zu automatisieren und ihre Effizienz zu steigern. Mit der ERP-Lösung (Enterprise Planning Software) von Infor werden Dokumente automatisch mit zentralen Geschäftsprozessen integriert.

Autor: Sascha Scholing, Channel Manager EMEA @Ephesoft

Der Autor
Sascha Scholing

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