Was ist Process Mining?

Process Mining ist ein Verfahren zur Modellierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Prozessdiagrammen oder Annahmen, die auf Whiteboards skizziert werden, beginnt Process Mining nicht mit Wunschdenken darüber, wie die Arbeit ablaufen soll. Stattdessen untersucht es reale Daten aus Geschäftssystemen wie ERP oder CRM und erfasst die tatsächliche Abfolge von Ereignissen, Zeitstempeln, Benutzeraktionen, Engpässen und allem anderen – und zeigt genau auf, wie die Dinge geschehen.

Herauszufinden, wie ein Geschäftsprozess funktioniert, erforderte früher immer, Menschen in einem Raum zusammenzubringen und sie zu bitten, Schritt für Schritt zu beschreiben, was sie tun. Trotz bester Absichten führte dies nicht immer zu guten Ergebnissen. Die manuelle Prozesserfassung ist langsam, subjektiv und häufig ungenau. Process-Mining löst dieses Problem, indem es Anekdoten übersieht und direkt auf die Daten zugreift. Es bietet einen schnellen und genauen Überblick über Ihre Prozesse im großen Maßstab. Diese datengestützte Transparenz ist entscheidend, insbesondere für Unternehmen, die sich der digitalen Transformation oder Operational Excellence verschrieben haben. Anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, können Sie Ihre Entscheidungen auf echte Evidenz stützen. Sie können erkennen, wo Engpässe bestehen, welche Teile Ihres Workflows wie erwartet funktionieren und wo Verbesserungsmöglichkeiten liegen.

Process Mining ist mehr als technische Neugier. Es bietet handfeste Vorteile, die sich auf Ihr gesamtes Unternehmen auswirken:

• Durchgängige Prozesstransparenz: Mit Process Mining erhalten Sie vollständige Transparenz über Ihre Arbeitsabläufe und sehen genau, wie sich Prozesse in der Praxis entwickeln und nicht nur, wie sie auf Papier aussehen sollen. Das bedeutet: weniger böse Überraschungen und viel bessere Entscheidungen.
• Höhere Effizienz und Kosteneinsparungen: Wenn Sie Engpässe, Doppelarbeit und Verzögerungen deutlich erkennen, können Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um Ihre Abläufe zu optimieren. Für Unternehmen bieten sich dabei zahlreiche Optionen, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen, unnötige Schritte zu eliminieren und die Betriebskosten erheblich zu senken.
• Verbesserte Compliance und Qualität: Da Process Mining Abweichungen von Standardverfahren oder regulatorischen Anforderungen deutlich aufzeigt, können Compliance-Probleme leicht erkannt und behoben werden. Diese Klarheit ist besonders wertvoll für Branchen, in denen die Einhaltung von Vorschriften nicht nur gute Praxis, sondern gesetzlich vorgeschrieben ist.
• Kontinuierliche Verbesserung: Anstatt ein einmaliges Projekt zu sein, bietet Process Mining kontinuierliche Einblicke, wie gut Ihre Änderungen funktionieren. Diese kontinuierliche Feedbackschleife ermöglicht agile Anpassungen und fördert eine Kultur, in der Prozesse ständig weiterentwickelt und verbessert werden.
• Integration in bestehende Systeme: Da Process Mining die Daten nutzt, die Ihr Unternehmen bereits in Ihrer ERP-, CRM- oder anderer Geschäftssoftware generiert, brauchen Sie Ihren bestehenden Technologie-Stack nicht zu überholen, um davon zu profitieren.

Während die herkömmliche Prozesserfassung dem Zeichnen einer Karte auf der Grundlage von Angaben von Reisenden aus zweiter Hand ähnelt, ist das Process-Mining wie das Kartieren von Gebieten anhand von Satellitenbildern – es ist genau, objektiv und umfassend. Hier sind die Unterschiede:

• Manuelle Erfassung im Vergleich zu Mining
  Herkömmliche manuelle Erfassungsmethoden sind stark auf subjektive Eingaben wie Interviews, Workshops und Umfragen angewiesen, die anfällig für persönliche Voreingenommenheit und Ungenauigkeiten sind. Process-Mining eliminiert Spekulationen durch die Verwendung realer, objektiver Ereignisdaten. Oft zeigt sich, dass der tatsächliche Arbeitsablauf erheblich von dem abweicht, was dokumentiert oder angenommen wurde.
• Process-Mining im Vergleich zu Data Mining und BI
  Data-Mining- und Business-Intelligence-Tools (BI) sind ausgezeichnet geeignet für die Identifizierung von allgemeinen Trends und Mustern. Im Gegensatz dazu ist Process-Mining auf den sequenziellen Ablauf von Aktivitäten innerhalb von Prozessen spezialisiert. Es beschreibt detailliert, wie und warum jeder Schritt erfolgt. Process-Mining verknüpft Erkenntnisse aus BI und Data Mining mit dem operativen Kontext und praktischen Workflow-Verbesserungen.

Process Mining wird oft im gleichen Atemzug genannt wie Business Process Management (BPM) und robotische Prozessautomatisierung (RPA). Obwohl sie miteinander verknüpft sind, lösen diese Tools doch unterschiedliche Probleme und bieten verschiedene Arten von Mehrwert:

• Process Mining und BPM 
  BPM ist traditionell auf die Definition, Modellierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen ausgerichtet, die in der Regel auf angenommenen oder idealen Szenarien basieren. Während BPM festlegt, wie Prozesse laufen sollten, zeigt Ihnen Process Mining, wie sie in der Praxis wirklich funktionieren, und legt damit die Realität hinter der Annahme offen. Statt zu konkurrieren ergänzen sich Process Mining und BPM: Process Mining liefert genaue Einblicke in das, was tatsächlich passiert, wodurch BPM-Maßnahmen effektiver und realistischer werden können.
• Process Mining und RPA
  RPA umfasst den Einsatz von Software-Bots, um sich wiederholende oder administrative Aufgaben zu automatisieren und Arbeitsabläufe zu optimieren. Process Mining ist anders, funktioniert aber ergänzend. Es identifiziert genau, welche Aufgaben und Schritte in Ihrem Prozess am meisten von der Automatisierung profitieren würden. Ohne Process Mining laufen Unternehmen Gefahr, ineffiziente Schritte zu automatisieren oder im Wesentlichen unterbrochene Prozesse zu beschleunigen. Wenn beide Tools zusammen eingesetzt werden, sorgt Process Mining dafür, dass RPA genau dort eingesetzt wird, wo sie maximale Wirkung erzielen wird, wodurch intelligentere Automatisierungsstrategien und ein besserer ROI erzielt werden.

Die Automatisierung verspricht höhere Produktivität, Kosteneinsparungen und eine Verringerung von menschlichen Fehlern. Dennoch kann eine blinde Automatisierung von ineffizienten Prozessen rasch zu Enttäuschung führen. Process Mining und Automatisierung gehen Hand in Hand, weil durch Process Mining präzise sichtbar wird, welche Tätigkeiten am meisten von der Automatisierung profitieren. Dadurch wird gewährleistet, dass die damit verbundenen Investitionen maximale Effekte erzielen:

• Identifizierung von Automatisierungsmöglichkeiten: Process Mining identifiziert klar repetitive Aufgaben mit hohem Volumen oder anhaltende Engpässe. Genau das sind die Bereiche, die sich für die Automatisierung eignen. Dadurch können Unternehmen ihr Automatisierungsbudget gezielt auf die Bereiche richten, in denen es am wichtigsten ist.
• Verbesserung der Automatisierungsergebnisse: Die Automatisierung von ineffizienten Arbeitsabläufen kann schnell zu noch schnelleren Effizienzmängeln führen. Process Mining hilft Unternehmen zunächst, die Stärken und Schwächen ihrer Arbeitsabläufe zu verstehen, damit sie erkennen können, wie und warum Automatisierung von Vorteil sein wird.
• Verbesserungen messen: Nach der Bereitstellung von Automatisierungslösungen überwacht Process Mining kontinuierlich ihre Funktionsweise, verfolgt KPIs und liefert objektives Feedback. Das bedeutet, dass Sie genau sehen können, wie sich Automatisierungsmaßnahmen auf Geschwindigkeit, Compliance und Effizienz auswirken, was laufende Anpassungen ermöglicht.
• Einen starken Business Case aufbauen: Eine Redensart lautet: „Es kommt darauf an, was unter dem Strich steht.“ Process Mining liefert einen kontinuierlichen Strom aussagekräftiger Fakten und Daten. Es hilft Ihnen, Prioritäten bei Investitionen in die Automatisierung zu setzen und einen überzeugende Business Case zu erstellen, der auf realen Daten basiert. So behalten Sie Ihre ROI-Ziele fest im Blick und können sicher sein, dass Ihre Automatisierungsstrategie mit Ihren langfristigen Geschäftszielen übereinstimmt.

Intelligente Technologien wie KI und prädiktive Analysen sorgen dafür, dass Process Mining über die Visualisierung vergangener Handlungen hinaus reicht, um die Zukunft vorausschauend und proaktiv gestalten zu können. Hier sind einige der rasant voranschreitenden Innovationen in diesem Bereich:

• KI-gestützte Analysen: Intelligentere, tieferreichende, schnellere Einblicke. Process Mining liefert eine Art Röntgenbild Ihrer gegenwärtigen Geschäftsprozesse und KI fügt diagnostische Expertise hinzu. Moderne Tools für Process Mining integrieren zunehmend KI und Algorithmen für maschinelles Lernen, wodurch es einfacher und schneller wird, die Ursachen von Effizienzmängeln oder Compliance-Problemen zu ermitteln. KI kann feine Muster oder Korrelationen erkennen, die menschliche Analytiker möglicherweise übersehen. Sie identifiziert beispielsweise, warum bestimmte Rechnungen konsequent unbezahlt bleiben oder warum spezifische Kundeninteraktionen zu höheren Abwanderungsraten führen. Diese Intelligenz beschleunigt die Geschwindigkeit und Qualität der Einblicke erheblich und gibt Prozessmanagern konkrete, umsetzbare Empfehlungen anstelle von bloßen Datenbeobachtungen.
• Prädiktive und präskriptive Analysen: Nicht nur verstehen, sondern vorausschauen. Die Process-Mining-Tools entwickeln sich weiter, um nicht nur erklären zu können, was bereits passiert ist, sondern auch vorherzusagen, was als nächstes passieren könnte. Durch die Auswertung von historischen Prozessdaten können fortschrittliche Analysen die Grundlage für die Vorhersage potenzieller Probleme bieten, bevor sie auftreten. So können Sie eine Warnung erhalten, wenn die Lieferfrist für eine Bestellung wahrscheinlich nicht eingehalten werden kann, oder Hinweise darauf bekommen, bei welche Konten aufgrund der aktuellen Workflow-Performance die Gefahr besteht, dass sich Zahlungen verspäten. Einige Lösungen gehen sogar noch einen Schritt weiter und bieten präskriptive Analysen, um die besten nächsten Schritte zur Optimierung Ihrer Prozesse vorzuschlagen und kommende Probleme proaktiv zu vermeiden.
• Fachkompetenz und Benchmarking: Fundiert durch branchenspezifische Best Practices. Die besten Process-Mining-Lösungen bieten nicht nur allgemeine Einblicke, sondern auch branchenspezifische Erkenntnisse, die auf fundiertem Fachwissen basieren. Stellen Sie sich ein Process Mining vor, das mit detaillierten Branchenbenchmarks und Best Practices angereichert ist, sodass Sie die Leistung anhand von Branchenstandards messen und Bereiche mit Wettbewerbsnachteilen sofort erkennen können. Beispielsweise könnten Fertigungsunternehmen schnell genau feststellen, wie sich ihr Produktionsdurchsatz im Vergleich zum Branchendurchschnitt verhält, oder Arztpraxen könnten ihre Aufnahmeverfahren von Patienten mit denen leistungsstärkerer Wettbewerber vergleichen. Dieser vergleichende Kontext stellt sicher, dass Sie sich nicht nur isoliert verbessern, sondern sich tatsächlich aufgrund der Stärke Ihrer Prozesse im Wettbewerb behaupten.
• Breitere Prozessintelligenz: Auf dem Weg zur Umsetzbarkeit in Echtzeit. KI-gestütztes Process Mining hat sich zu einem breiteren Ansatz entwickelt, der oft als „Prozessintelligenz“ oder „Ausführungsmanagement“ bezeichnet wird. Dies bedeutet nicht nur die Auswertung von vergangenen Ereignissen, sondern auch die Integration von Echtzeitüberwachung, Task Mining und automatisierten Aktionsauslösern in einer einheitlichen, dynamischen Funktion. Erkennen und beheben Sie Probleme, wenn sie auftreten - und nicht im Nachhinein. Stellen Sie sich ein System vor, das automatisch eine Verlangsamung der Auftragsabwicklung meldet und sofort Korrekturmaßnahmen wie die Neuzuweisung von Ressourcen oder Anpassungen der Workflow-Logik einleitet. Noch vor wenigen Jahren hätten wir eine solche Fähigkeit vollkommen ausgeschlossen.

Fazit

Process Mining verwandelt verstreute digitale Spuren in eine klare und zusammenhängende Form, die genau darstellt, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet und wie es sich verbessern kann. Indem versteckte Effizienzmängel, Risiken und Chancen in den Fokus gerückt werden, ermöglicht Process Mining intelligentere Entscheidungen, sinnvolle Effizienzsteigerungen und eine kontinuierliche Verfeinerung der Betriebsabläufe. Da die Geschäftsprozesse immer komplexer werden, können nur die Unternehmen erfolgreich agieren, die ihre Workflows tiefgreifend verstehen. Process Mining sichert genau dieses Verständnis.