Todo sobre la gestión de almacenes
December 7, 2023
Cómo gestionar eficazmente un almacén y que necesita
El almacén es un eslabón muy importante en la cadena de suministro y centrarse en su gestión y ejecución es más que necesario para reducir costos y obtener grandes ventajas competitivas para el negocio.
Uno de los objetivos de la gestión de almacenes es optimizar al máximo el uso del espacio disponible, pero para ello es necesario innovar y utilizar tecnologías innovadoras de transformación digital. Descúbrelo todo leyendo este post.
¿Qué es la gestión de almacenes?
La gestión de almacenes se refiere a la ejecución de todas las operaciones de entrada, salida y control de inventario. Esto incluye la recepción, el almacenamiento, el control de inventario, la planificación del cumplimiento, la preparación de pedidos, la planificación de la carga y el envío, así como actividades como el seguimiento del equipo, la supervisión de la actividad, la trazabilidad de las existencias, la logística inversa, los servicios de valor añadido y otras complejidades que surgen a medida que evoluciona el mercado.
¿Es lo mismo que control de existencias?
El término se utiliza a veces indistintamente con el de control de existencias. Sin embargo, difieren en varios aspectos. El objetivo del control de existencias es maximizar los beneficios mediante la gestión correcta de las existencias, mientras que el objetivo de la gestión de almacenes es maximizar la eficiencia y la eficacia de las operaciones de almacén.
En pocas palabras, el control de existencias significa que usted sabe cuántas unidades tiene de un determinado producto y dónde están. La gestión de almacenes te dice cómo hay que clasificarlos según la vida útil de cada producto y según las necesidades de cada cliente.
Los 5 fundamentos de la gestión de almacenes
La gestión de almacenes no es una tarea sencilla: debe realizarse con una planificación adecuada, basada en puntos sólidos y fundamentales.
1- Gestión de almacenes centrada en el cliente
Es bastante obvio que no sólo sus estrategias de marketing, sino también sus estrategias de gestión de almacenes deben estar orientadas al cliente. Por ejemplo, si tiene productos con un alto índice de pedidos. Entonces tendrá que racionalizar las operaciones de almacén para que estos artículos se organicen de forma eficiente y rápida en sus ubicaciones de almacenamiento para ser enviados lo antes posible sin errores.
Podrá ofrecer a sus clientes un mejor proceso de cumplimiento de pedidos si dedica su tiempo a configurar su proceso de almacenamiento de forma que les beneficie.
Además, el enfoque centrado en el cliente le proporcionará una política de devolución o reembolso sin complicaciones y un sistema de seguimiento de envíos más transparente para sus clientes.
Optimizar la distribución de los productos en el almacén en función de la curva ABC (alta/baja rotación), o atender los pedidos en función de la caducidad requerida por cada cliente, son sólo ejemplos de cómo el WMS se centra en el nivel de servicio y la agilidad en la ejecución.
2- Gestionar el almacén con un flujo de trabajo y un control sólidos
Saber lo que hay que hacer no es tan complicado como aplicar ese conocimiento. Si crea un plan de acción para determinados departamentos, podrá asegurarse de que la estrategia se ejecuta de la forma más perfecta posible.
Para garantizar el éxito de la estrategia, tendrá que crear flujos de trabajo, procesos, normas y protocolos adecuados. De este modo, el personal del almacén deberá seguirlos para que todos trabajen en sincronía y alcancen un objetivo común.
3- Crear un sistema preparado para adaptarse a las nuevas circunstancias
Los flujos de trabajo, las normas y las restricciones son esenciales, pero al mismo tiempo, también es muy importante poder cambiar las estrategias al instante y trabajar para mejorarlas.
Puede ocurrir que, de repente, los datos muestren que las tendencias están cambiando y sea necesario modificar el flujo de trabajo o cambiar una parte de este. En este caso, todo el equipo, incluido el sistema de gestión de almacenes, debe ser capaz de cambiar a un plan de acción diferente con la menor fricción posible.
4- Los datos muestran el camino
No tome una decisión y luego mire los datos. En lugar de eso, mire los datos y tome una decisión. Es imprescindible dejar que los datos muestren el camino, tanto si se trata del comportamiento de los clientes como de información sobre el rendimiento de las existencias.
5 - Adoptar la tecnología
Es fundamental mantenerse al día de la evolución constante de la tecnología. Nunca se sabe cuándo un programa informático o un equipo pueden resultar útiles para agilizar las operaciones del almacén.
Ventajas de la gestión de almacenes
Las ventajas de la gestión de almacenes son muchas, pero una de las más destacadas es la capacidad de reducir el tiempo que tardan sus mercancías o materiales en llegar a su destino. Esto significa menos tiempo de inactividad y mayor productividad.
Estas son las ventajas de la gestión de almacenes que pueden ayudar a su empresa a operar de forma más competitiva.
1- Puede sacar lo mejor de los empleados
La gestión de almacenes incluye el hecho de que usted también supervisa el trabajo de los empleados. Los motivas distribuyendo tareas, haciendo un seguimiento de las tareas asignadas y comprobando si son capaces o no de alcanzar sus objetivos con eficacia.
2- Reducción de costos
Otra ventaja de la gestión de almacenes es que puede ayudar a controlar los costos mediante distintas técnicas. Con la gestión de almacenes, se optimiza la cubicación y el espacio, se reduce el tiempo de despegue de cada operación, se evitan movimientos innecesarios de inventario, se aumenta la velocidad del proceso de cumplimiento de pedidos, lo que en última instancia afectará al flujo de existencias y a su costo de mantenimiento.
3- Mayor rentabilidad
Para las operaciones con más de un almacén, el seguimiento de las existencias de forma consolidada puede suponer un ahorro de costos y un aumento de los márgenes. La visibilidad de las existencias en todas las ubicaciones permite al equipo de aprovisionamiento tomar decisiones estratégicas como transferir en lugar de comprar, basándose en los costos logísticos y de compra, por ejemplo. Anticiparse y planificar las acciones en el almacén trae consigo resultados positivos para el bolsillo.
La relación entre tecnología y gestión de almacenes
En los últimos años, almacenes de todo el mundo han adaptado tecnologías avanzadas para automatizar procesos y aumentar la eficiencia. De hecho, un informe de Research and Markets revela que el mercado mundial de automatización de almacenes alcanzará los 30.990 millones de dólares en 2025.
Cómo puede ayudarle un WMS en la gestión de su almacén
El WMS o sistema de gestión de almacenes, como su nombre indica, es una solución de software asequible para gestionar su almacén. El software se encarga de la visibilidad de las existencias, la ejecución de entradas y salidas, junto con la integración con un TMS (sistema de gestión del transporte) o un sistema ERP.
La implantación de un sistema de gestión de almacenes permite conocer en tiempo real los niveles de existencias y almacenamiento, la productividad del personal y los flujos de trabajo de ejecución de pedidos en un almacén.
Los sistemas WMS son importantes porque eliminan los procesos manuales y las conjeturas, simplifican los procesos y ahorran tiempo, además de ofrecer una instantánea más precisa de lo que ocurre dentro de una instalación sin necesidad de realizar auditorías continuas.
Esta información ayuda a los gestores a identificar áreas de mejora y hacer un seguimiento de los progresos para impulsar optimizaciones en toda la cadena de suministro. Desde que las existencias llegan a los muelles hasta que se envían a su siguiente destino.
Un WMS proporciona las herramientas necesarias para impulsar importantes mejoras estratégicas, así como para supervisar las operaciones cotidianas. Lo que un equipo de supervisores ve en el sistema WMS será diferente de lo que ve un operario o un conductor de carretilla elevadora.
¿Por qué debería migrar de Excel a un WMS?
Es posible que utilice Excel para gestionar su almacén. Entonces se preguntará: "¿Por qué debería cambiar a un WMS? Pues bien, he aquí los posibles PORQUÉS que podrían ayudarle.
Entrada y salida manuales
Trabajar con hojas de cálculo implica la introducción manual de datos, lo que cuesta tiempo y dinero. A medida que la empresa crece en tamaño, cada vez se asigna a más personas a realizar el mismo trabajo repetitivo que puede automatizarse fácilmente mediante el WMS.
Errores de entrada
Si las entradas se realizan manualmente, es inevitable que se produzcan errores ortográficos, que no se rellene un campo determinado o que se introduzcan datos incorrectamente, entre otros. Las hojas de cálculo no tienen una lógica empresarial integrada para evitarlos.
Falta de tiempo real
Trabajar con hojas de cálculo no es agradable. No se alimentan con frecuencia, lo que significa que los datos no siempre están actualizados. Como consecuencia, a menudo se toman decisiones basadas en datos antiguos y obsoletos.
¿Por qué es necesario un WMS para gestionar los almacenes?
Según una encuesta sobre almacenes realizada por Motorola Solutions Future, sólo el 26% de los directivos de empresas ven los almacenes y centros de distribución como un activo que puede impulsar el crecimiento del negocio. Está claro que muchas personas no tienen la visión suficiente para darse cuenta de la importancia de la gestión de almacenes.
La implantación de un sistema de gestión de almacenes en una organización puede ayudar drásticamente a reducir los costos laborales, eliminar los errores humanos y mejorar la precisión de las existencias, el servicio al cliente y la preparación y envío de mercancías sin errores.
Los sistemas modernos de gestión de almacenes funcionan con datos en tiempo real. Esto permite a la organización gestionar todas las actividades en curso, como pedidos, envíos, recepciones, etc., en una única plataforma.
¿Cómo elegir un sistema de gestión de almacenes?
Busque una interfaz fácil de usar Incluso con todas las funciones avanzadas disponibles en su WMS, si no es fácil de usar, ni usted ni su equipo podrán sacar el máximo partido del software.
Haga preguntas pertinentes antes de invertir en un WMS es de gran ayuda. Por ejemplo:
- ¿Me permite este sistema clasificar y visualizar fácilmente toda la información que necesito?
- ¿Es el modelo de navegación del WMS fácil de usar y entender?
- ¿Puede el software proporcionar una ventana en tiempo real al funcionamiento del almacén con sólo unos clics?
Automatización
Busque un WMS compatible con tecnologías inalámbricas y que permita automatizar procesos operativos tediosos y repetitivos. Opte por un sistema que prometa entregas en tiempo real, es decir, que las existencias se actualicen en cuanto se introduzcan nuevos datos.
Integración con otros sistemas internos
La integración en tiempo real con otros sistemas reduce los errores de transcripción en su back office, reduce la necesidad de personal y mejora el acceso a la información en toda la organización.
Conozca la capacidad del sistema
Es importante asegurarse de que su WMS puede utilizarse hoy y en un futuro próximo en consonancia con las nuevas tendencias, las mejores prácticas y la evolución del mercado. Esto evita la necesidad de adquirir nuevos sistemas en un corto periodo de tiempo y garantiza que su negocio contará con un soporte acorde con las estrategias de su empresa.
Ventajas de utilizar un WMS
Las empresas invierten en software de gestión de almacenes para agilizar y automatizar los procesos de cumplimiento de pedidos, al tiempo que controlan los inventarios y los costos operativos.
Dinámico y fácilmente configurable, un sólido sistema WMS puede aprovechar la nube para una implantación rápida y rentable que logre las siguientes ventajas:
- Mayor eficiencia operativa: con un software de gestión de almacenes basado en la nube, su sistema estará siempre actualizado con las mejores funcionalidades y lo último en logística de almacenes.
- Menor costo total de propiedad (TCO): implantar un sistema de gestión de almacenes basado en la nube ayuda a controlar los costos, ya que las empresas ya no tienen que temer pagar por el costoso mantenimiento y las actualizaciones.
- Mejora de la experiencia del cliente: los sistemas de gestión de almacenes basados en la nube ayudan a las empresas a satisfacer las exigencias dictadas por la realidad del mercado.
Cuente con el apoyo de INFOR
Cuando la velocidad y la precisión son fundamentales para la satisfacción del cliente, las empresas deben confiar en sus almacenes para mantener la cadena de suministro en movimiento.
Infor WMS ofrece una visibilidad sin precedentes del inventario, las solicitudes de los clientes, la gestión de los equipos y las personas para permitir a las organizaciones enriquecer los niveles de servicio y aumentar la velocidad de los productos.
Infor WMS permite a las empresas gestionar las actividades del centro de distribución de forma holística. La solución combina el procesamiento de almacenes con la gestión de mano de obra integrada y el análisis visual en 3D para reducir la complejidad y apoyar la ejecución operativa. Diseñado para ser configurado y de uso intuitivo, Infor WMS está listo para fortalecer las operaciones, mejorado por la tecnología.
Desarrollado para un despliegue global, Infor WMS tiene soporte nativo para 14 idiomas y se ha desplegado en unos 60 países. Combina funciones básicas y avanzadas de WMS, gestión de mano de obra y soporte para procesamiento B2B y B2C para garantizar una mayor precisión en el cumplimiento de pedidos, productividad y flexibilidad empresarial.
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