¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (WMS)?
Un sistema de gestión de almacenes (WMS) mantiene su almacén en funcionamiento sin contratiempos al organizar el inventario, guiar a los empleados y asegurar que cada envío salga a tiempo.
Cuando su almacén funciona sin contratiempos es como una orquesta bien afinada: cada persona, cada montacargas y cada caja trabajan en perfecta armonía. Pero sin la orientación adecuada, incluso los mejores equipos pueden caer en la descoordinación. Las cajas se acumulan, los artículos se extravían y su personal pasa medio día caminando en círculos, frustrado e improductivo.
Por eso existe un sistema de gestión de almacenes (WMS). Es el director de orquesta detrás de sus operaciones, que se asegura discretamente de que todo se mantenga sincronizado. Un WMS simplifica tareas complejas, guía con claridad a los empleados durante sus turnos y mantiene su almacén operando con eficiencia.
Significado de WMS
WMS son las siglas de “warehouse management system”, Puede definirse como una solución de software que ayuda a las empresas a gestionar y controlar todos los aspectos de las operaciones del almacén: desde la recepción hasta el despacho, optimizando el inventario y agilizando los procesos para ganar eficiencia.
¿Qué hace un WMS?
Un sistema de gestión de almacenes integra todos los flujos de trabajo clave para mantener el almacén en funcionamiento sin contratiempos: desde la recepción hasta el envío y todo lo que ocurre entre ambos.
Recepción, ubicación y slotting
A medida que llegan los envíos, el WMS registra cada artículo, actualiza los conteos de inventario y sugiere ubicaciones eficientes según el tamaño, el peso, la rotación o la lógica de slotting. Incluye programación de turnos en muelle, inspecciones de calidad, cross-docking y más.
Seguimiento y ubicación del inventario
Cada artículo se da seguimiento en tiempo real mediante lectura de códigos de barras o RFID, hasta su ubicación exacta en el contenedor o estante. Para el seguimiento complejo de lotes y series o para inventario con varios propietarios, el WMS ayuda al personal a saber qué hay disponible, dónde está y cuándo reponer.
Preparación de pedidos
"El WMS crea planes de preparación optimizados con métodos como la preparación por oleadas, por lotes, por zonas o por clústeres. El personal recibe instrucciones guiadas en dispositivos móviles, sistemas de voz o escáneres RF para retirar artículos con rapidez y precisión, minimizando los contratiempos.
Embalaje y envío
Una vez recogidos los pedidos, el WMS verifica su exactitud, apoya los flujos de embalaje, imprime etiquetas y documentación de envío y envía los detalles a los sistemas de transporte para programar las recogidas y emitir avisos de envío anticipado.
Reabastecimiento y devoluciones
Cuando el inventario disminuye, el sistema activa automáticamente el reabastecimiento desde las áreas de almacenamiento masivo hasta las áreas de recolección de pedidos. También gestiona las devoluciones registrando nuevamente los artículos en el inventario con el seguimiento actualizado. Esto reduce las bajas contables y las demoras.
Gestión de personal
Las tareas pueden asignarse y supervisarse por persona o por equipo. Los estándares de tiempo y las distancias de desplazamiento ayudan a los gerentes a medir el desempeño e identificar oportunidades de capacitación, recapacitación o ajustes de proceso.
Coordinación de patios y muelles
El sistema ayuda a dirigir los camiones de entrada y salida a las puertas de muelle adecuadas, programar turnos y dar seguimiento a los movimientos de los remolques. Esto reduce los cuellos de botella y mejora el flujo entre el almacén y el transporte.
Automatización e integración de hardware
Los sistemas de software WMS se integran con escáneres, básculas, cintas transportadoras, clasificadores y recuperadores automatizados e incluso con robots autónomos. Algunos también se conectan a un sistema de control de almacén (WCS) para coordinar la automatización en tiempo real en toda el área de almacén.
Informes y analítica
Los cuadros de mando e informes proporcionan información sobre los tiempos del ciclo de pedidos, el uso del espacio, la precisión del inventario, las tasas de preparación y los niveles de servicio. Esto ayuda a los equipos a dar seguimiento al desempeño y planificar mejoras con confianza.