Was nutzt Ihnen die automatische Rechnungsprüfung dank künstlicher Intelligenz wirklich?

Dies ist ein Gastbeitrag der Fellow Consulting AG.

Damit eine Rechnung als solche zu erkennen ist und zum Vorsteuerabzug berechtigt, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt sein.

Das Umsatzsteuergesetz legt klare Regelungen fest: Richtigkeit und Vollständigkeit müssen vom Rechnungssteller gewährleistet werden. Der Empfänger ist verpflichtet, alle Angaben zu prüfen. Gewerbliche Rechnungen müssen innerhalb von 6 Monaten ausgestellt werden.

Folgende Angaben dürfen auf keiner Rechnung über 250 Euro fehlen: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers, Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Informationen zur erbrachten Leistung, tatsächlicher Zeitpunkt der Lieferung/Leistung, Rechnungsbetrag – nach Steuersätzen aufgeschlüsselt. Sollten Sie außerdem im Voraus schon Minderungen oder Rabatte vereinbart haben, müssen diese ebenfalls auf der Rechnung enthalten sein.

Nur wenn all diese Kriterien erfüllt sind, berechtigt eine Rechnung zum Vorsteuerabzug – ist somit rechtmäßig. Entspricht die Rechnung nicht den gesetzlichen Vorgaben, kann das richtig teuer werden. Noch ärgerlicher: Ist eine solche Rechnung erst einmal eingebucht und einsortiert, fallen die Fehler erst dem Finanzbeamten auf. Fehler in der Buchhaltung wirken sich außerdem negativ auf Ihre Zusammenarbeit mit Kunden aus. Denn im schlimmsten Fall wird eine falsche oder unvollständige Rechnung dem Kunden nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Keine gute Voraussetzung für erfolgreiche Kundenbindung.

Für Unternehmen ist es also wichtig, auf gesetzliche Richtlinien zu achten. Je effizienter Sie Ihren Rechnungsprozess gestalten, umso produktiver ist Ihr Unternehmen. Fellow Consulting kann Sie dabei unterstützen, den optimalen Prozess für Ihr Unternehmen aufzusetzen. Mithilfe der richtigen Tools können Sie Ihre Betriebsprozesse nicht nur verschlanken, sondern auch effizienter gestalten. Bei einer Umfrage gaben unsere Kunden an, mit der Einführung einer automatisierten Rechnungsprüfung rund 15% Zeit und 90% Fehler zu sparen. Um die Produktivität in der Buchhaltung und im Betriebsprozesses-Management zu erhöhen, können wir uns 2020 künstlicher Intelligenz bedienen: Mit Ephesoft Transact wird Rechnungsprüfung einfach. Web-APIs unterstützen die direkte Einbettung von Ephesoft Transact in unternehmenseigene Anwendungen und Kundenportale. Maßgeschneiderte Skripts verwandeln die Logik Ihrer Geschäftsprozesse in Workflows. So können Ihre Rechnungen voll automatisch bearbeitet und geprüft werden.

Wie prüft Ephesoft Transact Rechnungen auf rechtliche Anforderungen?

Mit Ephesoft Transact können Sie automatisch verschiedene Inhalte aus strukturierten und unstrukturierten Daten erfassen und fest definierte Indexfelder automatisch überprüfen lassen. Dabei garantiert die Validierungs-Engine exakte Daten. Mit OCR werden sämtliche Inhalte durchsucht. Rechnungen werden so gescannt, Inhalte geprüft und intelligent sortiert. Innerhalb dieses Vorgangs können Sie Rechnungen auch auf Ihre Richtigkeit prüfen lassen und sparen manuellen Aufwand, Zeit und Geld.

Tools für maximale Effizienz im Rechnungsprozess

Um Ihren Rechnungsprozess zu perfektionieren, lohnt es sich das Komplettpaket für digitales Dokumentenmangement von Infor zu verwenden. IDM Capture – ein Add-On Produkt, entwickelt von Ephesoft und Infor – ermöglicht es Ihnen, Dokumente automatisch mit Ihren Kerngeschäft zu vernetzen. So kann beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten automatisch von IDM Capture gescannt und mit dem ERP-System von Infor synchronisiert werden, um sie zu bezahlen. Diese Lösung bringt Ihren kompletten Rechnungsprozess auf das nächste Level. Sie sparen sich nicht nur die manuelle Eingabe von Daten, sondern können Ihren Buchhaltungsprozess ganzheitlich abbilden.

Gerne beraten wir Sie persönlich zu den vielen Möglichkeiten, die die Tools von Ephesoft und Infor bieten und machen so Ihr Leben einfacher – damit auch Sie bald 90% weniger Fehler und 15% Zeit sparen!

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Über Fellow Consulting
Die Fellow Consulting AG aus Poing bei München berät seit über 10 Jahren Kunden bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse.

Sie wissen, wie ihre Kunden ihre digitale Vision umsetzen können. Zusammen mit Partnern wie Infor, Amazon AWS und Ephesoft erwecken sie die Mission Digitalisierung zum Leben.

Sie fungieren für ihre Kunden als operativer und strategischer Spezialist sowie als Sparringspartner für die alltäglichen Herausforderungen der digitalen Transformation.