Was ist Process Mining?

Process Mining ist ein Verfahren zur Modellierung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Prozessdiagrammen oder Annahmen, die auf Whiteboards skizziert werden, beginnt Process Mining nicht mit Wunschdenken darüber, wie die Arbeit ablaufen soll. Stattdessen untersucht es reale Daten aus Geschäftssystemen wie ERP oder CRM und erfasst die tatsächliche Abfolge von Ereignissen, Zeitstempeln, Benutzeraktionen, Engpässen und allem anderen – und zeigt genau auf, wie die Dinge geschehen.

Herauszufinden, wie ein Geschäftsprozess funktioniert, erforderte früher immer, Menschen in einem Raum zusammenzubringen und sie zu bitten, Schritt für Schritt zu beschreiben, was sie tun. Trotz bester Absichten führte dies nicht immer zu guten Ergebnissen. Die manuelle Prozesserfassung ist langsam, subjektiv und häufig ungenau. Process-Mining löst dieses Problem, indem es Anekdoten übersieht und direkt auf die Daten zugreift. Es bietet einen schnellen und genauen Überblick über Ihre Prozesse im großen Maßstab. Diese datengestützte Transparenz ist entscheidend, insbesondere für Unternehmen, die sich der digitalen Transformation oder Operational Excellence verschrieben haben. Anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, können Sie Ihre Entscheidungen auf echte Evidenz stützen. Sie können erkennen, wo Engpässe bestehen, welche Teile Ihres Workflows wie erwartet funktionieren und wo Verbesserungsmöglichkeiten liegen.

Process Mining ist mehr als technische Neugier. Es bietet handfeste Vorteile, die sich auf Ihr gesamtes Unternehmen auswirken:

• Durchgängige Prozesstransparenz: Mit Process Mining erhalten Sie vollständige Transparenz über Ihre Arbeitsabläufe und sehen genau, wie sich Prozesse in der Praxis entwickeln und nicht nur, wie sie auf Papier aussehen sollen. Das bedeutet: weniger böse Überraschungen und viel bessere Entscheidungen.
• Höhere Effizienz und Kosteneinsparungen: Wenn Sie Engpässe, Doppelarbeit und Verzögerungen deutlich erkennen, können Sie sofort Maßnahmen ergreifen, um Ihre Abläufe zu optimieren. Für Unternehmen bieten sich dabei zahlreiche Optionen, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen, unnötige Schritte zu eliminieren und die Betriebskosten erheblich zu senken.
• Verbesserte Compliance und Qualität: Da Process Mining Abweichungen von Standardverfahren oder regulatorischen Anforderungen deutlich aufzeigt, können Compliance-Probleme leicht erkannt und behoben werden. Diese Klarheit ist besonders wertvoll für Branchen, in denen die Einhaltung von Vorschriften nicht nur gute Praxis, sondern gesetzlich vorgeschrieben ist.
• Kontinuierliche Verbesserung: Anstatt ein einmaliges Projekt zu sein, bietet Process Mining kontinuierliche Einblicke, wie gut Ihre Änderungen funktionieren. Diese kontinuierliche Feedbackschleife ermöglicht agile Anpassungen und fördert eine Kultur, in der Prozesse ständig weiterentwickelt und verbessert werden.
• Integration in bestehende Systeme: Da Process Mining die Daten nutzt, die Ihr Unternehmen bereits in Ihrer ERP-, CRM- oder anderer Geschäftssoftware generiert, brauchen Sie Ihren bestehenden Technologie-Stack nicht zu überholen, um davon zu profitieren.

Während die herkömmliche Prozesserfassung dem Zeichnen einer Karte auf der Grundlage von Angaben von Reisenden aus zweiter Hand ähnelt, ist das Process-Mining wie das Kartieren von Gebieten anhand von Satellitenbildern – es ist genau, objektiv und umfassend. Hier sind die Unterschiede:

• Manuelle Erfassung im Vergleich zu Mining
  Herkömmliche manuelle Erfassungsmethoden sind stark auf subjektive Eingaben wie Interviews, Workshops und Umfragen angewiesen, die anfällig für persönliche Voreingenommenheit und Ungenauigkeiten sind. Process-Mining eliminiert Spekulationen durch die Verwendung realer, objektiver Ereignisdaten. Oft zeigt sich, dass der tatsächliche Arbeitsablauf erheblich von dem abweicht, was dokumentiert oder angenommen wurde.
• Process-Mining im Vergleich zu Data Mining und BI
  Data-Mining- und Business-Intelligence-Tools (BI) sind ausgezeichnet geeignet für die Identifizierung von allgemeinen Trends und Mustern. Im Gegensatz dazu ist Process-Mining auf den sequenziellen Ablauf von Aktivitäten innerhalb von Prozessen spezialisiert. Es beschreibt detailliert, wie und warum jeder Schritt erfolgt. Process-Mining verknüpft Erkenntnisse aus BI und Data Mining mit dem operativen Kontext und praktischen Workflow-Verbesserungen.